Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact AEC

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Exact AEC. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen en overige documenten zoals pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in Exact AEC (IFR). ImageCapture integreert volledig met de Exact software en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact AEC. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact AEC IFR.

De voordelen op een rij

Geen handmatige fouten bij het boeken en een veel snellere verwerking van facturen

Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek

Gecertificeerde koppeling met Exact software, volledige integratie met Exact AEC (IFR)

Vergaande herkenning op regelniveau

Geen limiet op aantal administraties of documenten

Verwerken van inkoopfacturen en overige documenten

Workflow via Exact AEC IFR, status fiattering direct opvraagbaar

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Exact AEC administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact AEC, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals projectcodes, service tickets en bestelnummers ondersteund die in het DICO XML formaat te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen gematched worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact AEC. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen. Op basis hiervan worden verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten.

Boeking

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in de Exact AEC elektronische brievenbus. Via de factuurbericht importfuncties van Exact AEC, lees je de boekingen in en worden de boekingen direct zichtbaar in Exact AEC. De gescande of ingelezen facturen kunnen worden geraadpleegd vanuit de boeking.

Fiatteren

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van het IFR en Exact Synergy sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op je overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.