Geautomatiseerd verwerken van servicebonnen met Exact AEC

Het geautomatiseerd verwerken van servicebonnen met Exact AEC en ImageCapture

Bedrijven die veel zaken doen met vaste klanten zoals woningcorporaties, hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig servicebonnen in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als serviceorder in Exact AEC. De verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het handmatig verwerken van de servicebonnen en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie.

ImageCapture automatiseert dit proces door de standaard servicebonnen van de opdrachtgever te scannen of te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in Exact en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. Aansluitend genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.

Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in Exact AEC. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatiebericht om te bedanken voor de opdrachtverstrekking en de administratieve verwerking hiervan te bevestigen. De digitale servicebon staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken opvraagbaar.

Waar kan ik je mee helpen?

Ik vertel je in een persoonlijk gesprek graag meer over alle voordelen van onze integratie. Laat je gegevens hiernaast achter en je wordt teruggebeld voor een datum en tijd waarop het jou schikt.


Vinçon Productspecialist

Wil je meer weten?

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

De voordelen op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van inkoopopdrachten
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met Exact Synergy en Exact AEC
  • Vergaande herkenning
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

Ook het factuurverwerkingsproces kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture for Invoices. Op onze landingpage Factuurverwerking met Exact AEC vind je meer informatie over deze toepassing.

Voor Exact AEC bieden wij ook

Factuurverwerking met workflow en archief
Top