ImageCapture for Documents Extended is gebruiksvriendelijke software voor het geautomatiseerd verwerken van servicebonnen met Exact AEC. ImageCapture integreert volledig met de software van Exact en maakt bij het verwerken van de opdrachtbonnen direct gebruik van de stamgegevens uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact.
Het geautomatiseerd verwerken van servicebonnen met Exact AEC en ImageCapture
Bedrijven die veel zaken doen met vaste klanten zoals woningcorporaties, hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig servicebonnen in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als serviceorder in Exact AEC. De verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het handmatig verwerken van de servicebonnen en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie.
ImageCapture automatiseert dit proces door de standaard servicebonnen van de opdrachtgever te scannen of te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in Exact en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. Aansluitend genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.
Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in Exact AEC. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatiebericht om te bedanken voor de opdrachtverstrekking en de administratieve verwerking hiervan te bevestigen. De digitale servicebon staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken opvraagbaar.
