Geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel ERP

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in ConstruSteel ERP, hét ERP systeem voor de constructie- en staalbouw in Nederland. De ImageCapture software integreert volledig met de ERP applicatie en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. Daarbij matcht ImageCapture uw inkoopfacturen ook met de proforma in ConstruSteel. U beheert uw gegevens uitsluitend in ConstruSteel. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in ConstruSteel. Het digitale document is vanuit de boeking direct opvraagbaar. Zo automatiseert ImageCapture het volledige boekingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling!

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel en ImageCapture op een rij

Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
Veel snellere verwerking van facturen
Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
Vergaande herkenning op factuur-regelniveau
Volledige integratie met ConstruSteel ERP
Workflow via ConstruSteel werkstroom functionaliteit, status fiattering opvraagbaar vanuit ConstruSteel
Automatisch matchen van inkoopfactuur op proforma in ConstruSteel
Geen limiet op aantal administraties of documenten

Factuurverwerking met ImageCapture

Controleren

Factuurverwerking met ConstruSteel -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit ConstruSteel, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met ConstruSteel -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op proforma’s in ConstruSteel. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van de proforma, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op proforma’s in Construsteel, op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkoopgerelateerde facturen. Wanneer deze 100% matchen met de proforma in ConstruSteel, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in ConstruSteel in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel ERP

Inlezen

Controleren

Robotic accounting

Boeken

Fiatteren

Cookie instellingen