Declaratieverwerking met Exact Online

Digitale declaratieverwerking met Exact Online en ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van de onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met ImageCapture kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken en de declaratie digitaal indienen. Dit voorkomt ook dat bonnetjes kwijtraken of declaraties te laat ingediend worden. Declaraties kunnen sneller verwerkt worden en de uitbetaling aan de medewerkers verloopt hierdoor vele malen efficiënter. 

Medewerkers kunnen bij het indienen van de declaratie ook gegevens zoals betaalwijze, bedrag en een omschrijving meegeven. Alle stamgegevens voor het invullen van deze velden, zijn hierbij direct beschikbaar vanuit Exact Online. Nadat de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze in ImageCapture aangeboden aan de medewerkers van de administratie in de vorm van een automatisch boekingsvoorstel. Dit boekingsvoorstel kan verder verrijkt worden met aanvullende data zoals projectnummers, kostenplaats- of drager en omschrijvingen. Ook kan direct worden beoordeeld of de declaratie nog aanvullende goedkeuring behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerker als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling. 

De manager ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de (aanvullende) goedkeuringsinformatie als audit trail weer gekoppeld aan de declaratieboeking in jouw financiële administratie en in het digitale archief van ImageCapture.

 

De voordelen op een rij

  • Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Indienen en goedkeuren van declaraties ook via mobiel of tablet
  • Snellere verwerking en betaling van declaraties
  • ImageCapture integreert volledig met Exact Online
  • Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit in ImageCapture
  • Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden in ImageCapture
  • Geen limiet of variabele kosten op aantal ingediende declaraties

Voor Exact Online bieden wij ook

Factuurverwerking met workflow en archief

Het proces

Indienen

In ImageCapture kunnen medewerkers een declaratie aanmaken door een foto van het bonnetje te maken. Daarbij kunnen omschrijvingen en coderingen direct worden meegegeven aan de declaratie. Voor het vullen van deze velden worden stamgegevens uit Exact Online opgehaald.

Coderen

Op basis van de declaratiegegevens die de declarant heeft aangeleverd, maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan voor de medewerkers van de administratie. Op de administratie wordt vervolgens beoordeeld hoe de declaratie geboekt moet worden. Zo kan de declaratie zijn voorgeschoten door de medewerker of reeds betaald zijn met een company pinpas of creditcard. Daarnaast wordt ook bepaald of de declaratie nog digitaal goedgekeurd moet worden.

Boeken

Na controle van de declaratieboeking wordt deze aangemaakt in de financiële administratie. De digitale declaratie wordt als bijlage aan de boeking gekoppeld en is direct opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiatteren

Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren. De medewerker ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Daarbij kan de medewerker declaraties goed- en afkeuren, een vraag stellen of de beoordeling delegeren aan een collega. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de goedkeuringsinformatie (de audit trail) als bijlage gekoppeld aan de declaratieboeking in jouw financiële administratie en in het digitale archief van ImageCapture. 

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.