Declaratieverwerking met CarWise

Digitale declaratieverwerking met CarWise en ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van de onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met ImageCapture kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken en de declaratie digitaal indienen. Dit voorkomt ook dat bonnetjes kwijtraken of declaraties te laat ingediend worden. Declaraties kunnen sneller verwerkt worden en de uitbetaling aan de medewerkers verloopt hierdoor vele malen efficiënter. 

Medewerkers kunnen bij het indienen van de declaratie ook gegevens zoals betaalwijze, bedrag en een omschrijving meegeven. Alle stamgegevens voor het invullen van deze velden, zijn hierbij direct beschikbaar vanuit CarWise. Nadat de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze in ImageCapture aangeboden aan de medewerkers van de administratie in de vorm van een automatisch registratievoorstel. Dit voorstel kan verder verrijkt worden met aanvullende data zoals factuursoorten, afdelingen, kentekens etc. Ook kan direct worden beoordeeld of de declaratie nog aanvullende goedkeuring behoeft en op welke wijze de registratie moet worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een registratie zijn waarbij de medewerker als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling. 

De voordelen van digitaal declareren met CarWise

  • Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
  • Geen fouten meer die bij handmatig registreren ontstaan
  • Indienen van declaraties ook via mobiel of tablet
  • Snellere verwerking en betaling van declaraties
  • ImageCapture integreert volledig met CarWise
  • Geen limiet of variabele kosten op aantal ingediende declaraties

Het proces

Indienen

Declaratieverwerking met CarWise > indienen

In ImageCapture kunnen medewerkers een declaratie aanmaken door een foto van het bonnetje te maken. Daarbij kunnen omschrijvingen en coderingen direct worden meegegeven aan de declaratie. Voor het vullen van deze velden worden stamgegevens uit CarWise opgehaald.

Coderen

Declaratieverwerking met CarWise -> coderen

Op basis van de declaratiegegevens die de declarant heeft aangeleverd, maakt ImageCapture een automatisch registratievoorstel aan voor de medewerkers van de administratie. Op de administratie wordt vervolgens beoordeeld hoe de declaratie verwerkt moet worden. Zo kan de declaratie zijn voorgeschoten door de medewerker of reeds betaald zijn met een company pinpas of creditcard. Daarnaast wordt ook bepaald of de declaratie nog digitaal goedgekeurd moet worden op basis van de verrijking met factuursoort, afdelingen en overige gegevens.

Registreren

Declaratieverwerking met CarWise -> Registreren

Na verwerking en verrijking van de declaratie in ImageCapture, wordt de declaratieregistratie met het samenhangende PDF-declaratie document naar Carwise geëxporteerd voor verdere boeking en opname in fiattering. Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in Carwise plaatsvinden.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.