Hebben jullie ook een koppeling met … Exact Globe?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Exact Globe. Deze koppeling bestaat sinds 2005 en inmiddels zijn er al een kleine 2000 installaties van onze software uitgevoerd bij Exact Globe-gebruikers. Die gebruikers bevinden zich niet alleen in Nederland, België, Duitsland en de UK, maar inmiddels ook in de VS, Canada, Australië en de Caribbean. Daarbij werken wij inmiddels samen met een groot aantal Exact business partners die namens Scan Sys onze software in combinatie met Exact Globe verkopen, implementeren en supporten. (Een overzicht van al onze business partners vind je hier). De hoogste tijd dus om deze koppeling eens in de schijnwerpers te zetten! In dit artikel lees je alles over de mogelijkheden van geautomatiseerde factuur- en documentverwerking voor jouw Exact Globe-administratie.
Geautomatiseerde Factuurverwerking, matching en boeking
Veel van onze Exact Globe-gebruikers maken dagelijks gebruik van onze factuurverwerkingsoplossing en besparen op deze manier kostbare tijd op het verwerkingsproces. Omdat onze software een door Exact gecertificeerde koppeling heeft met de Exact Globe-software, kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data in jouw administratie om zo een geautomatiseerd boekingsvoorstel te maken; inkoopfacturen worden automatisch geïmporteerd uit de mail en uitgelezen op alle relevante factuurkenmerken zoals factuurbedragen, -data en BTW. Bij UBL-facturen worden de gegevens direct verwerkt door ImageCapture. ImageCapture herkent de crediteur en haalt de crediteurgegevens op uit Exact Globe. Daarbij worden ook voorkeursrekeningen, kostenplaatsen en -dragers opgehaald en zo creëert de software automatisch boekingsregels. Ook projectcodes of andere afhankelijkheden die in Exact Globe aanwezig zijn, worden door de software automatisch overgenomen. Natuurlijk kun je hier als gebruiker wijzigingen in aanmaken maar het overkloppen van factuurgegevens behoort voorgoed tot het verleden!
Wanneer je inkoopfacturen gerelateerd zijn aan een bestelling in Exact Globe, matcht ImageCapture de factuur automatisch op prijzen, aantallen en artikelen, zowel op kop- als factuurregelniveau. Verschillen worden hierdoor snel zichtbaar. Als de factuur 100% matcht met de bestelling of ontvangstregistratie, kan de factuur automatisch worden goedgekeurd middels een systeemakkoord. Als de factuur niet matcht kan deze digitaal worden beoordeeld met de ImageCapture fiatteringsworkflow.
Workflow voor digitale goedkeuring
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in Exact Globe. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Exact Globe zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Digitaal archief
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Exact Globe.
Inkoopmanagement met Shopper en Exact Globe
Wil je meer grip op je kosten en uitgaven? Dan is uitbreiding van je ImageCapture-omgeving met inkoopmanagementsoftware Shopper dé oplossing! Veel organisaties hebben pas inzicht in de actuele kosten op het moment dat de inkoopfactuur ontvangen is. Door het inkoopproces te automatiseren heb je direct inzicht in te verwachten uitgaven, nadat de aanvraag hiervan is goedgekeurd. Shopper integreert naadloos met Exact Globe en ImageCapture software waardoor je het gehele inkoopproces kunt digitaliseren zoals het aanvragen, goedkeuren, bestellen en ontvangen. Shopper werkt met budgetten en de aanvrager kan gebruik maken van vooraf geselecteerde webshops of interne catalogi of een vrije aanvraag voor incidentele bestellingen. Bestellingen kunnen gebundeld worden en hierdoor kom je eerder in aanmerking voor betalingskortingen of staffelprijzen.
Contractmanagement
In Shopper kun je ook je contracten registreren. Hierdoor weet je precies welke kosten je periodiek kunt verwachten en waar facturen op gematcht kunnen worden. Ook kun je bijhouden wanneer contracten verlengd worden of misschien wel opgezegd moeten worden.
Offertebeheer
Ook je offerte aanvragen kun je direct vastleggen in Shopper, compleet met alle relevante informatie over het offertetraject. Zo kun je snel zien waar je offerte aanvragen zijn uitgezet en waar je nog een voorstel van verwacht.
Van aanvraag tot betaling
Wanneer je inkoopmanagement combineert met het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen, ontstaat een geautomatiseerd proces, van aanvraag tot aan betaling. Inkoopfacturen kunnen met behulp van ImageCapture software automatisch gematcht worden met de bestellingen, contractverplichtingen en ontvangsten in Shopper. En desgewenst ook met bestellingen en ontvangsten in Exact Globe. Daarbij vindt ook controle op factuurregelniveau plaats, waardoor verschillen in aantallen, prijzen of artikelen direct zichtbaar worden. Bij een 100% match kun je de facturen ook automatisch laten goedkeuren voor betaling. Voor facturen die niet volledig matchen, gebruik je ImageCapture worfklow, waarmee de documenten digitaal beoordeeld worden. De boeking wordt al wel aangemaakt in Exact Globe maar krijgt de status geblokkeerd voor betaling tot deze is geaccordeerd. Je hebt dus wel direct inzage in je kosten zonder dat je het risico loopt dat de factuur ongezien betaald wordt.
Geautomatiseerde verkooporderverwerking
Een unieke oplossing van ImageCapture software in combinatie met Exact Globe is de geautomatiseerde verwerking van verkooporders. Met ImageCapture for Invoices en Documents kun je inkoopopdrachten van klanten automatisch inlezen en laten controleren op de artikelen, prijzen en staffelkortingen in jouw administratie. Ook externe artikelcodes van de klant kunnen herkend worden in ImageCapture. Als de externe artikelcode van je klant nog niet bekend is in jouw administratie dan kan deze vanuit ImageCapture direct worden toegevoegd in je administratieve software. De stamgegevens van het artikel worden dan direct bijgewerkt en de externe artikelcode wordt voortaan ook herkend door ImageCapture. Zo beschik je altijd over een up to date artikelbestand in jouw Globe-administratie!
Als de controle van de inkoopopdracht in ImageCapture heeft plaatsgevonden dan wordt de verkooporder automatisch aangemaakt in de administratie met het document als bijlage. Deze verkooporderregels zijn de basis voor de verkoopfactuur die na levering verzonden wordt aan de klant. Door de invoer van de verkooporderregels te automatiseren bespaar je niet alleen kostbare tijd maar voorkom je ook handmatige fouten tijdens het inboeken. Daarnaast hoef je de documenten nu niet meer te bewaren in mappen want met één druk op de knop, heb je het document direct tot je beschikking.
Batchmatige Documentarchivering
Tot slot kunnen ook je overige administratieve documenten met behulp van ImageCapture software verwerkt worden in Exact Globe. Denk aan de batchmatige digitalisering en archivering van inkomende- of retourkomende relatiedocumenten personeel- en projectdocumenten. In ImageCapture worden al deze documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd waarna deze digitaal gearchiveerd worden aan de relatiekaart, de order of andere gegevens in Exact Globe.
Meer informatie over de mogelijkheden van factuur- en documentverwerking voor jouw Globe-administratie?
Bekijk dan ook eens onze landingpages van de verschillende oplossingen in combinatie met Exact Globe of neem vrijblijvend contact met ons op voor een productdemonstratie.
