Inkoopmanagement met Shopper

Het dashboard in Shopper toont de workflow-stappen van het inkoopproces in Shopper.

Per stap wordt getoond hoeveel aanvragen in behandeling zijn, wat de status van goedkeuring is, of deze reeds besteld en ontvangen zijn en of doorlooptijden voldoen aan de eisen die de organisatie hieraan stelt.

Shopper biedt de mogelijkheid om budgetten te bewaken en bestellingen te kunnen onderscheppen voordat een budgetoverschrijding plaats kan vinden. Je kunt het bevoegdhedenregister van de organisatie (inclusief deelbudgetten) volledig toepassen binnen Shopper.

Budgetten kunnen worden aangemaakt per periode, medewerker en/of organisatie onderdeel. Bij het goedkeuren van de aanvraag vindt direct uitputting plaats op de openstaande budgetruimte.

Binnen Shopper kun je contractregistraties per leverancier vastleggen (ook, wanneer je hierover nog met de leverancier in onderhandeling bent). Per registratie kunnen kenmerken worden ingevuld zoals kwaliteitsbeoordelingen die vanuit de ontvangstregistratie gekoppeld zijn, maar ook expiratiedata en diverse overige gegevens.

Verwerkte facturen die niet gerelateerd zijn aan aangemaakte bestellingen maar als periodieke facturen aan een contract gerelateerd zijn, kunnen ook op het contract als besteding zichtbaar gemaakt worden, naast eventueel aangemaakte bestellingen. Voor dit proces is een aparte module in Shopper beschikbaar.

Contractbeheer in Shopper biedt het voordeel van een integrale vastlegging en bewaking van contractgegevens. Door contractafspraken vooraf vast te leggen voorkom je onduidelijkheden achteraf en hou je grip op prijs- en leverafspraken.

Met behulp van Shopper leg je de aanvraag in de organisatie, zonder controle te verliezen op het inkoopproces; Aanvragers gebruiken alleen de websites van de door u geselecteerde leveranciers en kunnen hier een selectie maken van de gewenste artikelen.

Door de (OCI) integratie kan de webshop-bestellijst automatisch worden overgenomen in Shopper, voor de benodigde autorisatie. Daarnaast kan een interne digitale catalogus in Shopper worden beheerd met frequent bestelde artikelen (onder te verdelen in categorieën) die medewerkers kunnen gebruiken voor hun aanvragen.

Ook het aanvragen van nieuwe of eenmalige artikelen wordt ondersteund; Zo kan de aanvrager het nieuwe artikel opnemen in de digitale catalogus in Shopper.

Bedrag-autorisaties zijn per medewerker instelbaar zodat de medewerker zelf zijn aanvraag goed kan keuren of dat de aanvraag ter goedkeuring wordt voorgelegd aan diens manager. Budgetoverschrijdingen worden hierbij direct gesignaleerd.

Bij gedeeltelijk beschikbare budgetruimte is het ook mogelijk om slechts bepaalde regels van de aanvraag goed te keuren.

Geautoriseerde aanvragen in Shopper worden gebundeld tot bestellingen.

De bestelling kan vanuit Shopper worden verzonden als PDF via e -mail of via de interface (XML) van de leverancier.

De goedkeuring (het afvinken van de artikelen) van de ontvangen bestelling wordt gedaan door de medewerker of afdeling die de bestelling heeft geplaatst.

Er vindt signalering plaats als een bestelling te laat of onvolledig geleverd is, zodat er tijdig opvolging aan kan worden gegeven. Ook kunnen leveringen die incompleet of beschadigd zijn worden gemeld, waarbij een foto ter illustratie kan worden toegevoegd.

KwaliteitsborginG

Bij iedere ontvangst kan de leverancier in Shopper worden beoordeeld op factoren die van belang zijn voor je onderhandelingspositie; zo kan, gebaseerd op deze ranking, regelmatig geëvalueerd worden met de leveranciers.

ImageCapture herkent automatisch de juiste crediteur in Exact Globe of Exact Financials. Wanneer er sprake is van een bestelling in Shopper, wordt de factuur ook direct gekoppeld aan de crediteur in Shopper. De software leest het ordernummer op de factuur uit en matcht deze automatisch met de bestelling in Shopper. Matchingsverschillen worden hierbij direct zichtbaar en kunnen aanleiding geven om de factuur digitaal te laten fiatteren binnen ImageCapture. Bij een matching van 100%, of binnen vooraf gestelde marges, is het met Imagecapture auto approval mogelijk om de boeking direct in Exact Globe of Exact Financials aan te maken zonder dat fiattering van de factuur nog noodzakelijk is.

Ook inkoopfacturen gerelateerd aan bestellingen in Exact Globe kunnen op deze wijze automatisch worden verwerkt. Bij het matchen van de inkoopfacturen met de bestelling in Shopper of Exact Globe, worden alle op artikelniveau vastgelegde administratieve coderingen zoals grootboekrekening, kostenplaats en BTW-code, automatisch ingelezen bij het ophalen van de bestelregels. Hierdoor ontstaat een volledig geautomatiseerd boekingsvoorstel. Eventuele verschillen, bijvoorbeeld additionele transportkosten, kunnen direct worden toegevoegd als boekingsregel.

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande verplichting wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact Globe of Exact Financials.

Anders dan bij veel Purchase 2 Pay applicaties, maakt ImageCapture na matching en verwerking wel direct de financiële boeking aan in Exact Globe of Exact Financials, met de status geblokkeerd voor betaling. Hierna vindt eventueel de digitale fiattering binnen ImageCapture plaats, indien de matching van de factuur daar nog aanleiding toe geeft of wanneer het facturen betreft zonder voorafgaande verplichting. Het financiële resultaat, openstaande posten en afboekingen op verplichtingen zijn hierdoor altijd up to date.

Indien eerder bij de ontvangstboekingen in Shopper gescande pakbonnen of foto’s zijn opgeslagen als bijlagedocument, is het mogelijk deze documenten bij het verwerken van de factuur samen te voegen met de factuur. Het complete document wordt aan de boeking in Exact Globe gekoppeld en via de ImageCapture workflow ter autorisatie aangeboden.

De documenten zijn hierna vanuit Exact Globe of Exact Financials opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteurenkaart en de grootboekkaart. De volledige audit trail van verwerking, matching, auto approval en fiattering is aansluitend zichtbaar op het document dat is gearchiveerd in Exact en het ImageCapture archief.

Ook de fiattering van je facturen vindt plaats in ImageCapture, waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen.

Bij inkoopfacturen gerelateerd aan een bestelling in Shopper vindt de automatische aflettering van de bestelregels naar keuze, voor of na fiattering plaats. Desgewenst kan het digitale document ook direct in Shopper worden opgevraagd van uit de bestelling of boeking, compleet met audit trail.