Geautomatiseerde factuurverwerking met WinCar

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met AIS Wincar. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in WinCar. ImageCapture integreert volledig met de software van WinCar en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in WinCar.

De voordelen op een rij

  • Geen handmatige fouten bij het registreren en een veel snellere verwerking van facturen.
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek.
  • Volledig geïntegreerde koppeling met WinCar.
  • Verwerking van gescande facturen, PDF-only facturen en PDF met UBL facturen.
  • Volledige automatische verwerking via optie van robotic processing, per crediteur instelbaar.
  • Geen limiet of variabele kosten op aantal administraties of facturen.

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw WinCar administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare (stam)gegevens uit WinCar, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere verrijking van de factuur. Hierbij worden administratieve gegevens als administratie, vestiging, het voertuig in Wincar, soort factuur (aankoop of BPM), aankoopsoort en overige informatie volledig ondersteund.

 

ROBOTIC ACCOUNTING
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in WinCar, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Registratie

Na verwerking en verrijking van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met het samenhangende pdf-document naar WinCar geëxporteerd voor verdere boeking, aflettering en opname in fiattering. Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in WinCar plaatsvinden.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.