Geautomatiseerde factuurverwerking met WinCar

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met AIS Wincar. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in WinCar.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de software van WinCar en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in WinCar.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw WinCar administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in WinCar, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare (stam)gegevens uit WinCar, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere verrijking van de factuur. Hierbij worden administratieve gegevens als administratie, vestiging, het voertuig in Wincar, soort factuur (aankoop of BPM), aankoopsoort en overige informatie volledig ondersteund.

ROBOTIC ACCOUNTING

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in WinCar, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Registratie

Na verwerking en verrijking van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met het samenhangende pdf-document naar WinCar geëxporteerd voor verdere boeking, aflettering en opname in fiattering.

Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in WinCar plaatsvinden.