Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op bestellingen en ontvangsten in Syntess Atrium. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van de bestelling, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen.
Op basis hiervan worden bij het matchen op bestellingen en ontvangsten in Syntess Atrium, op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar. Nakomende kosten op de factuur, zoals order- en transportkosten, kunnen direct geboekt worden, eventueel gekoppeld aan scenarioregels. Losse documenten zoals pakbonnen, urenstaten of foto’s kunnen direct als bijlage aan de factuur gekoppeld worden waardoor deze, gekoppeld aan de digitale factuur, worden geëxporteerd naar Syntess Atrium.
Wanneer de ontvangen factuur aanleiding geeft om navraag te willen doen bij de leverancier, kan direct vanuit ImageCapture een mailbericht met bijlage worden aangemaakt en kan de factuur als dispuut worden aangemerkt in Syntess Atrium.
robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkoopgerelateerde facturen. Wanneer deze 100% matchen met de bestelling in Syntess Atrium, kan de factuur automatisch worden geboekt.
Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in Syntess Atrium in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.
