Geautomatiseerde factuurverwerking met Softpak Profor

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Softpak Profor. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, archiveren en fiatteren van uw kosten- en charterfacturen in Softpak Profor. ImageCapture  integreert volledig met de software van Softpak en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Softpak Profor. Uw charterfacturen worden automatisch gematcht op de in Softpak Profor vastgelegde inkoopposities. Eventuele afwijkingen tussen de voorcalculatie en factuur kunnen hierdoor direct worden verwerkt in ImageCapture. De workflow functionaliteit van ImageCapture biedt u de mogelijkheid facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices het volledige verwerkingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture separaat verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier in Transpas Enterprise gelinkt. Meer informatie over de verwerking van uw transportdocumenten vindt u op onze oplossingspagina Vrachtbriefverwerking.

De voordelen van factuurverwerking met Softpak Profor en ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geïntegreerde koppeling met Softpak Profor
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Matchen op inkoopposities in Softpak Profor
  • Verwerken van kosten- en charterfacturen en vrachtdocumenten
  • Workflow via ImageCapture

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

 

 

 

 

Factuurverwerking met Softpak Profor -> scannen of inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals bedrijf, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Softpak administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig.Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in uw administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Mocht de crediteur nog niet aanwezig zijn in uw administratie dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

 

Controleren

verkooporderverwerking icoon

 

 

 

 

Factuurverwerking met Softpak Profor -> controleren en coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Softpak Profor, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de kostenfactuur. Hierbij worden administratieve velden zoals transportopdrachten, rekeningen en BTW codes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan een brandstoffactuur die uit een groot aantal factuurregels kan bestaan.Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in Softpak. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het wijzigen van de inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en overige kosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

 

Robotic accounting

 

 

 

 

 

 

 

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden. De factuur wordt dan automatisch geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

 

 

 

 

Factuurverwerking met Softpak Profor -> boeken en archiveren
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Softpak Profor. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in Softpak.

Fiatteren

 

 

 

 

 

Fiattering met ImageCapture Workflow en Archief

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Softpak met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Softpak.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Softpak zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Softpak.

 

 

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten