Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen in een automatisch achtergrondproces. In deze fase worden vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum automatisch toegekend. Deze velden halen hun informatie uit jouw Proteus administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Proteus, waarna de factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geauomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.
Wanneer de facturen door ImageCapture ingelezen zijn, worden ze verwerkt in Proteus.
Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.
HERHALENDE BOEKINGEN
Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt.
Nadat de facturen in Proteus zijn gecontroleerd en eventueel verder zijn verrijkt, zijn ze digitaal opvraagbaar vanuit de boeking in Proteus.
Als aan de facturen een achterliggende inkoopopdracht in Proteus ten grondslag ligt, kunnen de facturen in Proteus verder gematched worden.
Voor organisaties die inkoopfacturen voor betaling een goedkeuringsproces laten ondergaan, biedt de combinatie van ImageCapture en Proteus een ideale oplossing om de factuur digitaal te fiatteren. De kosten zijn wel volledig geboekt maar de factuur staat geblokkeerd voor betaling.
De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering. Facturen hoeven niet meer fysiek te worden gedistribueerd, geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten en de factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben geautoriseerd.
