Geautomatiseerde factuurverwerking met MultiPress

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met MultiPress, de branche ERP/MIS software voor dynamische drukkerijen en productiebedrijven in aanverwante sectoren. De slimme ImageCapture software automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van uw aankoopfacturen. ImageCapture for Invoices integreert volledig met de software van Dataline en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in MultiPress! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de digitale fiattering van uw inkoopfacturen worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in MultiPress met het digitale document als bijlage.

 

De voordelen van factuurverwerking met MultiPress en ImageCapture

  • Volledige integratie met MultiPress
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Matching van aankoopfacturen gerelateerd aan werk derden, materiaal, producten en transport
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit MultiPress
  • Digitale fiattering met ImageCapture Workflow
  • Digitaal archief in ImageCapture

 

Factuurverwerking met MultiPress en ImageCapture

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

FACTUURVERWERKING MET MultiPress-> SCANNEN OF INLEZEN

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit MultiPress worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Controleren

FACTUURVERWERKING MET MultiPress -> CONTROLEREN EN CODEREN

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit MultiPress, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaats – en dragers maar ook het boeken op verkooporders en werkmaatschappijen ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Matchen

FACTUURVERWERKING MET MultiPress -> CONTROLEREN EN MATCHEN

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen aankoopfacturen zoals facturen van werk derden, materiaal, producten en transport, direct gecontroleerd worden op openstaande aankoopbonnen in MultiPress.

Boeken

Factuurverwerking met Multipress -> boeking in Multipress

 

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in MultiPress. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in MultiPress. Bij gebruik van digitale fiattering, worden de boekingen geblokkeerd voor betaling.

Fiatteren

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in MultiPress met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in MultiPress.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit MultiPress zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in MultiPress.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten