Geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics NAV

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics NAV. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen in Microsoft Dynamics NAV. ImageCapture integreert volledig met de software van Microsoft en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Microsoft Dynamics NAV.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics NAV op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Microsoft Dynamics NAV
  • Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Workflow via ImageCapture met digitaal archief

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

FACTUURVERWERKING MET microsoft Dynamics NAV -> inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Microsoft Dynamics NAV administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Coderen

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics NAV -> CODEREN

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Microsoft Dynamics NAV, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, vaste activa, artikel charges, dimensies en BTW codes volledig ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Wanneer het voor het digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze zowel in de boekingsfase als later  in de workflowfase direct worden toegevoegd aan de factuur.

Matchen

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics NAV -> CONTROLEREN EN MATCHEN

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens, boekingslogica, inkooporder- en ontvangstinformatie uit Microsoft Dynamics NAV, biedt ImageCapture een automatisch matchingsvoorstel aan ter controle en directe matching van de factuur.  Hierbij worden administratieve velden zoals interne en externe artikelcodes en dimensies volledig ondersteund. Per crediteur is het mogelijk, matching op factuur kop of factuur regel niveau in te stellen. Bij volledig matching is het mogelijk, de fiattering van de factuur automatisch te laten verlopen. De boeking kan dan direct worden aangemaakt.

Wanneer het voor het digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze zowel in de boekingsfase als later  in de workflowfase direct worden toegevoegd aan de factuur.

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Microsoft Dynamics NAV, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics NAV -> BOEKEN EN ARCHIVEREN

Na verwerking en codering van de factuur in ImageCapture, wordt de registratie in XML-formaat naar een, door de Microsoft Dynamics NAV partner in te richten, import- en verwerkingsfunctionaliteit geëxporteerd. Indien de facturen voor betaalbaarstelling eerst nog digitaal gefiatteerd moeten worden ontvangt ImageCapture een XML-bericht terug, of de registratie succesvol is ingelezen en verwerkt. Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in Microsoft Dynamics NAV plaatsvinden.

Fiatteren

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Microsoft Dynamics NAV met de status geblokkeerd voor betaling. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in Microsoft Dynamics NAV.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Microsoft Dynamics NAV zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Microsoft Dynamics NAV.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten