Geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics F&O

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Finance & Operations. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen in Finance & Operations. ImageCapture integreert volledig met de software van Microsoft en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Finance & Operations.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Finance & Operations op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Finance & Operations op basis van BYOD
  • Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

FACTUURVERWERKING MET Finance & Operations-> SCANNEN OF IMPORTEREN

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Finance & Operations administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

 

Coderen

FACTUURVERWERKING MET Finance & Operations -> CODEREN en Matchen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Finance & Operations, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, BTW codes en dimensies ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Indien het voor het digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze zowel in de boekingsfase als nadien ook in de workflowfase direct worden toegevoegd aan de factuur.

 

FACTUURVERWERKING MET Finance & Operations-> CONTROLEREN EN MATCHEN

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Finance & Operations. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Hierdoor worden bij het matchen van de inkooporder en de factuur verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Finance & Operations, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

FACTUURVERWERKING MET Finance & Operations-> BOEKEN EN ARCHIVEREN

Na verwerking en codering van de factuur in ImageCapture, wordt de registratie met gekoppeld document in XML-formaat naar een, door de Finance & Operations partner in te richten, import- en verwerkingsfunctionaliteit geëxporteerd. Indien de facturen voor betaalbaarstelling eerst nog digitaal gefiatteerd moeten worden ontvangt ImageCapture een XML-bericht terug, of de registratie succesvol is ingelezen en verwerkt. Raadpleging van het document kan daarmee achteraf vanuit alle relevante invalshoeken in Finance & Operations plaatsvinden.

 

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten