Geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics AX

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics AX. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen in Dynamics AX. ImageCapture integreert volledig met de software van Microsoft en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Microsoft Dynamics AX.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Microsoft Dynamics AX op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Dynamics AX op basis van BYOD
  • Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics AX-> SCANNEN OF IMPORTEREN

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Dynamics AX administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

 

Coderen en matchen

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics AX -> CODEREN en matchen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Dynamics AX, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, BTW codes en dimensies ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Indien het voor het digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze zowel in de boekingsfase als nadien ook in de workflowfase direct worden toegevoegd aan de factuur.

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Dynamics AX. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Hierdoor worden bij het matchen van de inkooporder en de factuur verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Dynamics AX, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Registreren

FACTUURVERWERKING MET Microsoft Dynamics AX -> registreren EN ARCHIVEREN

Na verwerking en codering van de factuur in ImageCapture, wordt de registratie met gekoppeld document in XML-formaat naar een, door de Dynamics AX partner in te richten, import- en verwerkingsfunctionaliteit geëxporteerd. Indien de facturen voor betaalbaarstelling eerst nog digitaal gefiatteerd moeten worden ontvangt ImageCapture een XML-bericht terug, of de registratie succesvol is ingelezen en verwerkt. Raadpleging van het document kan daarmee achteraf vanuit alle relevante invalshoeken in Dynamics AX plaatsvinden.

Fiatteren

Fiattering via workflow en archief

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Dynamics AX.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Dynamics AX zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boeking- fiattering- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Dynamics AX.

 

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten