Geautomatiseerde factuurverwerking met Magic4Business

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Magic4Business. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Magic4Business.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de software van Magic4Business en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Magic4Business.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw Magic4Business administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Magic4Business, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens uit Magic4Business, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere verrijking van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals rekeningen, omschrijvingen en kostenplaatsen volledig ondersteund.

Wanneer het voor het in Magic4Business digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze direct worden toegevoegd aan de factuur.

HERHALENDE BOEKINGEN

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Magic4Business zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Magic4Business.

Registratie

Na verwerking, verrijking en fiattering van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met het samenhangende PDF factuur document naar Magic4Business geëxporteerd voor verdere boeking.

Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in Magic4Business plaatsvinden.