ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Magic4Business. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Magic4Business. ImageCapture integreert volledig met de software van Magic4Business en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Magic4Business.
Het proces in ImageCapture
Inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw Magic4Business administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens uit Magic4Business, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere verrijking van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals rekeningen, omschrijvingen en kostenplaatsen volledig ondersteund.
Wanneer het voor het in Magic4Business digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze direct worden toegevoegd aan de factuur.
Registratie
Na verwerking en verrijking van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met het samenhangende PDF factuur document naar Magic4Business geëxporteerd voor verdere boeking, aflettering en opname in fiattering. Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in Magic4Business plaatsvinden.
