Geautomatiseerde factuurverwerking met GroenVision

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerd factuurverwerking met GroenVision. ImageCapture integreert volledig met de Vision software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in GroenVision! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in GroenVision.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met GroenVision en ImageCapture

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met GroenVision
  • Digitale fiattering met ImageCapture Workflow en archief
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten

 

Factuurverwerking met GroenVision en ImageCapture

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Factuurverwerking met GroenVision -> scannen of inlezen

Scannen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw GroenVision administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is!

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in GroenVision, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Controleren

Factuurverwerking met GroenVision -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit GroenVision, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, projectcodes, aantallen en eenheden ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Matchen

Factuurverwerking met GroenVision -> controleren en matchen

Factuurverwerking met GroenVision Herkennen crediteur

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in GroenVision. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Boeken

Factuurverwerking met GroenVision -> boeken en archiveren

Boeking GroenVision

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden deze direct digitaal gearchiveerd op uw server en worden de boekingen aangemaakt in GroenVision. De gescande documenten kunnen worden geraadpleegd vanuit de boeking.

Fiatteren

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in GroenVision met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in GroenVision.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit GroenVision zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in GroenVision.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten