Geautomatiseerde factuurverwerking met ComLogic Handel & Logistiek

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Comlogic Handel & Logistiek. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met Comlogic Handel & Logistiek en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Comlogic Handel & Logistiek!

Workflow & Fiattering

Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de fiattering van je facturen worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Comlogic Handel & Logistiek.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Comlogic Handel & Logistiek worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Comlogic Handel & Logistiek, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Comlogic Handel & Logistiek, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via het Comlogic Handel & Logistiek XML formaat geëxporteerd kunnen worden.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

HERHALENDE BOEKINGEN

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gecontroleerd worden op openstaande bestellingen in Comlogic Handel & Logistiek.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Handel & Logistiek, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeking

Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in Comlogic Handel & Logistiek. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit Comlogic Handel & Logistiek meteen worden opgevangen.

De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit Comlogic Handel & Logistiek, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”.

Op basis van de eerdere koppeling van de factuur aan de inkooporder in ImageCapture, kunnen de inkooporder-gerelateerde facturen na import en verwerking direct worden afgeletterd op de openstaande bestelregels. Het onderliggende document kan vanuit Comlogic Handel & Logistiek opgevraagd worden.

De voordelen op een rij

Volledige integratie met Comlogic Handel & Logistiek

Uniforme verwerking van gescande en digitale facturen in PDF en UBL-formaat

Vergaande verwerking op kop- & regelniveau

Matching op bestellingen en ontvangsten

Fiattering via ImageCapture Workflow

Uitgebreid digitaal archief met optioneel managementrapportage mogelijkheden