Geautomatiseerde factuurverwerking met ComLogic Handel & Logistiek

 

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Comlogic Handel & Logistiek. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen. ImageCapture integreert volledig met Comlogic Handel & Logistiek en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Comlogic Handel & Logistiek! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de fiattering van uw facturen worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Comlogic Handel & Logistiek.

 

De voordelen van factuurverwerking met ComLogic Handel & Logistiek en ImageCapture op een rij

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met Comlogic Handel & Logistiek
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit Comlogic Handel & Logistiek
  • Koppelingen met externe workflow en DMS applicaties zoals M-Files DMS

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

 

 

 

 

Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> scannen of inlezen


Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Comlogic Handel & Logistiek worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

 

Controleren

verkooporderverwerking icoon

 

 

 

 

Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> controleren en coderen


Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Comlogic Handel & Logistiek, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via het Comlogic Handel & Logistiek XML formaat geëxporteerd kunnen worden.Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> controleren en matchen


Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gecontroleerd  worden op openstaande bestellingen in Comlogic Handel & Logistiek.

 

Robotic accounting

 

 

 

 

 

 

 

Robotic accounting


Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Handel & Logistiek, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

 

 

 

 

Factuurverwerking met Handel en Logistiek -> boeken en archiveren


Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in Comlogic Handel & Logistiek. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit Comlogic Handel & Logistiek meteen worden opgevangen.De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit Comlogic Handel & Logistiek, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Op basis van de eerdere koppeling van de factuur aan de inkooporder in ImageCapture, kunnen de inkoop order gerelateerde facturen na import en verwerking direct worden afgeletterd op de openstaande bestelregels.Het onderliggende document kan vanuit Comlogic Handel & Logistiek opgevraagd worden.

Fiatteren

 

 

 

 

 

Fiattering via workflow en archief

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Handel & Logistiek met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Handel & Logistiek.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Handel & Logistiek zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boeking- fiattering- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Handel & Logistiek.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten