factuurverwerking met sap business one

Nieuw! Inkooporder matching voor SAP Business One gebruikers

Geplaatst: 1 juni 2021

Vanaf nu is het ook voor SAP Business One gebruikers mogelijk om ontvangen inkooporderbevestigingen geautomatiseerd te verwerken met ImageCapture. Een inkooporderbevestiging wordt toegezonden wanneer er een inkoop wordt geplaatst bij de leverancier. De leverancier stuurt een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. Door deze inkooporderbevestiging in ImageCapture te scannen of importeren uit de mail, worden de documenten direct gematcht met de bestelling in SAP Business One:

ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in SAP Business One en controleert automatisch of de artikelen, prijzen en aantallen overeenkomen. Eventueel gesignaleerde verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in SAP Business One kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid. Ook leverdata, te verwachten transportkosten en opmerkingen  kunnen worden verwerkt op de openstaande inkooporder in SAP Business One. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Zodra de bevestiging verwerkt is, kan ook de status van de inkooporder in SAP Business One worden gemarkeerd als goedgekeurd.

Wanneer de goederenontvangsten of dienstenleveringen later verwerkt worden in SAP Business One, kan de factuur met ImageCapture for Invoices ook direct gematched worden op de daadwerkelijk te verwachten kosten in plaats van de (op de order) voorlopig aangegeven inkoopkosten per artikel. De marge berekeningen zijn dan direct up to date na verwerking van de bevestiging, in plaats van het moeten boeken van prijsverschillen of nacalculatorische prijzen per eenheid bij de verwerking van de factuur.

De voordelen van het digitaal verwerken van inkooporderbevestigingen:

  • Snellere verwerking van inkooporderbevestigingen
  • Minder fouten dan bij handmatige invoer van data
  • Controle op artikelen en prijzen, signalering bij afwijkingen
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit SAP Business One
  • Volledige integratie met SAP Business One, gegevens worden in SAP Business One beheerd
  • Efficiency in het planningsproces door real time inzage in verwachtte leverdata

 

Ook beschikbaar voor SAP Business One gebruikers

Naast het geautomatiseerd verwerken van inkooporderbevestigingen kunnen gebruikers van SAP Business One met ImageCapture software ook andere documentstromen automatiseren. Denk aan het verwerken en goedkeuren van inkoopfacturen, het digitaal verwerken van pakbonnen en overige documenten zoals relatie-, order-, project- en artikel-gerelateerde documenten. Bezoek ook eens onderstaande landingpages of neem vrijblijvend contact op voor een product demo.

Factuurverwerking met workflow en archief

Pakbonverwerking

Documentverwerking