Geautomatiseerde factuurverwerking met Spacewell Real Estate

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Spacewell Real Estate. ImageCapture for Invoices integreert volledig met de software van Spacewell en maakt bij het verwerken van je inkoopfacturen gebruik van alle stam-, order en contractgegevens uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Spacewell Real Estate!

Door de automatische integratie van ImageCapture met Spacewell Real Estate, kunnen verwerkte facturen direct gevalideerd en verrijkt worden met de gegevens uit Spacewell Real Estate.

Screen +phone -2

Inlezen

Inkoopfacturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Spacewell Real Estate administratie.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Spacewell Real Estate, waarna de factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens de facturen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Spacewell Real Estate, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals inkoopcontracten, werkorders, omschrijvingen, kostenplaatsen, budgetcodes, periodes en BTW-codes volledig ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Wanneer het voor het digitaal fiatteren van de facturen van belang is dat niet alleen de ontvangen factuur wordt aangeboden, maar ook eerder gescande pakbonnen, urenbriefjes of andere prestatiedocumenten, kunnen deze in de boekingsfase direct worden toegevoegd aan de factuur.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Wanneer op de factuur melding wordt gemaakt van een inkoopcontract of werkorder, is het mogelijk het bijbehorende contract of de inkooporder uit Spacewell Real Estate, binnen ImageCapture direct te selecteren.

Verwachte kosten uit de opdracht of het contract kunnen dan direct gematcht worden op gefactureerde kosten, waarbij verschillen direct zichtbaar worden gemaakt en tot uiting kunnen komen in een reden van afkeuring, welke vanuit ImageCapture per factuur naar Spacewell Real Estate kan worden meegegeven.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de inkooporder uit Spacewell Real Estate, kan de factuur automatisch worden verwerkt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer de herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Registratie

Nadat de facturen in ImageCapture zijn gecontroleerd en verrijkt, kunnen deze direct als factuurregistratie met gekoppeld document worden ingelezen in Spacewell Real Estate.

De facturen zijn hierna digitaal opvraagbaar vanuit Spacewell Real Estate. Binnen Spacewell Real Estate kunnen de facturen vervolgens ook digitaal worden gefiatteerd.