Geautomatiseerde factuurverwerking met AFAS Profit

Factuurverwerking met AFAS Profit -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw AFAS administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig! Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in AFAS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen.  Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende AFAS omgeving nog niet aanwezig zijn dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

Factuurverwerking met AFAS Profit -> coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen en projectcodes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met AFAS Profit -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen automatisch gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in AFAS. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit (totaalbedrag en ordernummer), maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook op factuurregelniveau. De regels worden o.a. gematcht op artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen. Zo worden verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in AFAS, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Factuurverwerking met AFAS Profit -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in AFAS. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in AFAS.

Fiattering via workflow
Ook op het fiatteringsproces in  AFAS Insite sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.