ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd boeken van je inkoopfacturen in AFAS Profit. Onze software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen van het uitlezen van de relevante factuurdata tot het herkennen van de crediteur en eventueel het matchen met bestellingen in AFAS. ImageCapture integreert volledig met de software van AFAS en maakt bij het verwerken van jouw inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit Profit. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in AFAS! Door de integratie van ImageCapture met AFAS Profit is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de digitale fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in AFAS met het digitale document als bijlage. Je kunt ImageCapture software ook gebruiken voor de digitale verwerking van je overige documenten zoals personeelsdossiers, inkomende post en je verkoopfacturen.
Het automatisch boeken van inkoopfacturen in AFAS
Inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw AFAS administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig! Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in AFAS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende AFAS omgeving nog niet aanwezig zijn dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.
Coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen en projectcodes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.
Matchen
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen automatisch gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in AFAS. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit (totaalbedrag en ordernummer), maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook op factuurregelniveau. De regels worden o.a. gematcht op artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen. Zo worden verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.
Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de verwachtte inkoopprijs of door het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.
Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in AFAS, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Boeken
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in AFAS. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in AFAS.
Fiatteren
Ook op het fiatteringsproces in AFAS Insite sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.
Wanneer je naast AFAS ook gebruik maakt van andere branche-specifieke applicaties zoals een TMS of applicatie voor de automotive branche, kun je ervoor kiezen om al je facturen via de workflow van ImageCapture digitaal goed te laten keuren. Zo krijgen je inkoopfacturen een uniform verwerkingsproces van ontvangst tot aan betaling. Het proces in ImageCapture verloopt als volgt: Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.
Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in AFAS. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit AFAS zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in AFAS.
