Geautomatiseerde orderbevestiging matching met AFAS

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde orderbevestiging matching met AFAS. Hierbij integreert de software volledig met AFAS en maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in AFAS. Bij gebruik van documentbeheer en workflow in AFAS sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan.

De voordelen op een rij

  • Snellere verwerking van orderbevestigingen
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit AFAS
  • Volledige integratie met AFAS, gegevens worden in AFAS beheerd
  • Efficiency in het planningsproces door real time inzage in verwachtte leverdata

Het proces

Inlezen

Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document. ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden. 

Matchen

ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in AFAS. Eventuele verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in AFAS kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid. Ook leverdata, te verwachten transportkosten, opmerkingen etc. kunnen worden verwerkt op de openstaande inkooporder in AFAS. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden. 

Updaten en archiveren

Wanneer de matching van de bevestiging aanleiding geeft om de ordergegevens van de bestaande order aan te passen, worden deze nu direct bijgewerkt of verder uitgebreid. Het document van de bevestiging is hierbij ook direct vanuit de inkooporder in AFAS opvraagbaar.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.