Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact AEC en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Exact AEC. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen en overige documenten zoals pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in Exact AEC (IFR). ImageCapture integreert volledig met de Exact software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Exact AEC! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact AEC IFR.

De voordelen van factuurverwerking met Exact AEC en ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten bij het boeken en een veel snellere verwerking van facturen
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Gecertificeerde koppeling met Exact software, volledige integratie met Exact AEC (IFR)
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van inkoopfacturen en overige documenten
  • Workflow via Exact AEC IFR, status fiattering direct opvraagbaar

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Exact AEC administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact AEC, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact AEC, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals projectcodes, service tickets en bestelnummers ondersteund die in het S@les in de bouw XML formaat te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking, controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen gematched worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact AEC. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in het IFR in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in de Exact AEC electronische brievenbus. Via de factuurbericht importfuncties van Exact AEC, leest u de boekingen in, en worden de boekingen direct zichtbaar in Exact AEC. De gescande of ingelezen facturen kunnen worden geraadpleegd vanuit de boeking.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van het IFR en Exact Synergy sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

 

Top