Hebben jullie ook een koppeling met Ultimo?

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Ultimo. Ultimo Software ontwikkelt oplossingen die worden toegepast voor de optimalisatie van uiteenlopende processen. Denk bijvoorbeeld aan toepassingen op het gebied van facility, fleet management en maintenance. Relaties die Ultimo of Ultimo Online gebruiken in combinatie met Exact Globe kunnen nu ook de inkomende facturenstroom digitaal verwerken, matchen en fiatteren met behulp van ImageCapture software.

 

HET GEDIGITALISEERDE PROCES IN ULTIMO

In uw Ultimo administratie worden aanvragen, ontvangsten en bestellingen geregistreerd. In combinatie met het gebruik van ImageCapture software is het nu niet meer nodig om bestellingen en ontvangsten vanuit Ultimo te repliceren naar Exact Globe, indien u bij de verwerking van de facturen direct deze wenst te matchen op bestel en ontvangst informatie in Ultimo.

Facturen die binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit uw Ultimo en Exact Globe administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamgegevens niet nodig is.

 

GEAUTOMATISEERDE VERWERKING VAN INKOOP- EN KOSTENFACTUREN IN IMAGECAPTURE

ImageCapture for Invoices & Documents biedt in koppeling met Ultimo en Exact Globe inkooporder-gestuurde organisaties de mogelijkheid om ontvangen facturen direct te matchen op inkooporder- en ontvangst informatie in zowel Ultimo als Exact Globe.

Afhankelijk van op de factuur beschikbare gegevens en de aanwezigheid van de artikelcode informatie in de Ultimo en/of Exact Globe artikeltabellen, is het mogelijk de factuur gegevens zowel op kop- als regelniveau te matchen. Op dat moment worden prijsverschillen of verschillen in aantallen op regelniveau direct met een kleur gemarkeerd.

Het resultaat van de factuurmatching wordt ter verificatie aangeboden in het boekingsscherm. De boeking wordt automatisch verrijkt met alle boekingsgegevens die eerder binnen Ultimo of Exact Globe op de bestelregel waren vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn grootboekrekening, kostenplaatsen- en dragers. In deze fase is het mogelijk om ingelezen gegevens aan te passen of verder te verrijken met administratieve gegevens uit Exact Globe.

Bij het gebruik van factuurmatching in ImageCapture is het mogelijk om met instelbare drempelwaarden de factuur geautomatiseerd te laten matchen. Alle vrijkomende afwijkingen kunnen hierbij als log informatie beschikbaar komen in de navolgende digitale fiattering in ImageCapture for Invoices.

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Ultimo, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Wanneer eerder bij de ontvangstboekingen in Ultimo ERP gescande pakbonnen zijn opgeslagen als bijlage documenten in Ultimo, is het mogelijk om deze documenten bij het verwerken van de factuur automatisch samen te voegen met de ingelezen factuur, waardoor de combinatie van factuur en Ultimo bijlage documenten als een compleet document via de ImageCapture workflow functionaliteit ter autorisatie kan worden aangeboden.

Indien de factuur geen relatie heeft met een inkooporder in Ultimo of Exact Globe, kan deze direct in ImageCapture op kostenregel niveau verder administratief verwerkt worden.

 

BOEKEN EN ARCHIVEREN IN EXACT

Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in Exact Globe, desgewenst met status geblokkeerd voor betaling, en als bijlage document van de boeking in Exact Globe gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboek kaart. Aansluitend worden de in Exact Globe geboekte facturen direct in Ultimo verwerkt en afgeletterd op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatiedocument van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit Ultimo te raadplegen.

 

BOEKEN, VERWERKEN EN ARCHIVEREN IN ULTIMO

Aansluitend na fiattering van de factuur en het deblokkeren van de openstaande post in Exact Globe, vindt boeking en aflettering van de openstaande bestelregels in Ultimo plaats via de Ultimo Scan Sys module. Alle vanuit ImageCapture ingelezen factuur informatie is hierna automatisch gekoppeld aan de juiste Ultimo bestelregel. Het factuurdocument met alle audit trail informatie over verwerking en fiattering is direct raadpleegbaar vanuit Ultimo. De noodzaak om vanuit Ultimo orders en ontvangsten naar Exact Globe te repliceren, facturen bij het boeken daarop te matchen of facturen dubbel in te boeken in Exact Globe en Ultimo, komt hiermee direct te vervallen. Verschillen tussen voor- en nacalculatie in Ultimo zijn na de verwerking van uw facturen via ImageCapture ook direct bijgewerkt.

ELEKTRONISCHE FIATTERING VAN FACTUREN

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Bij fiattering vanaf mobiel krijgt de fiatteur automatisch een push notificatie.

 

De voordelen van inkoopmanagement en factuurverwerking met Ultimo en ImageCapture

• Volledige integratie met Ultimo en Ultimo Online software
• Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF-, UBL- en XML-facturen
• Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
• Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau met automatisch boekingsvoorstel voor kostenfacturen en matching voorstel bij inkoopfacturen
• Verschillen in aantallen en prijzen direct gesignaleerd en aanpasbaar 
• Bij volledige matching de optie van automatische goedkeuring van de factuur
• Financiële administratie direct bij na verwerking facturen zonder noodzaak van dubbel inboeken of controle achteraf in Ultimo
• Documenten met volledige audit trail van verwerking, matching en fiattering opvraagbaar vanuit Exact Globe en Ultimo
• Voorcalculaties in Ultimo na verwerking factuur automatisch aangepast op gefactureerde gegevens
• Naast verwerkte facturen ook overige order documenten direct archiveerbaar in Ultimo
• Geen limiet op aantal administraties of documenten
• Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
• Volledige financiële integratie met Exact Globe
• Integratie met nieuwe financiële koppelingen medio 2022 beschikbaar

 

Meer informatie?

Bent u benieuwd naar de ervaringen van onze klanten? Lees hier de User Story van Farm Dairy. Meer informatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een demo! Wij informeren u graag over de mogelijkheden om uw administratie verder te optimaliseren! Meer informatie over de koppeling van Ultimo, Exact Globe en ImageCapture vindt u op onze productpagina.