Hebben jullie ook een koppeling met … AFAS Profit?

Geplaatst: 8 juni 2021

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met … lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met AFAS Profit. Scan Sys is AFAS-partner van het eerste uur en heeft een gecertificeerde koppeling op AFAS. Via de AFAS connectoren wordt  door ImageCapture data opgehaald en weggeschreven in AFAS. Wat is er allemaal voor jou mogelijk als je gebruik maakt van de software van AFAS? Lees snel verder!

Factuurverwerking met AFAS

Het grootste deel van onze AFAS-gebruikers maakt gebruik van onze koppeling voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen. ImageCapture importeert de facturen uit daarvoor bestemde mailboxen en leest deze uit op alle relevante factuurdata zoals factuurnummer, -datum en -bedragen. ImageCapture herkent de crediteur als deze in je AFAS-administratie geregistreerd is en maakt gebruik van de boekingslogica die aan deze crediteur gekoppeld staat voor het genereren van een automatisch boekingsvoorstel. Denk bijvoorbeeld aan een voorkeursrekening, kostenplaats of specifieke verbijzonderingen die van toepassing zijn op deze crediteur. Natuurlijk is het mogelijk om hier handmatig van af te wijken maar als de boeking naar je zin is, hoef je deze dus alleen te accorderen. Dat scheelt behoorlijk wat tijd! Als je ook bestellingen in AFAS registreert dan kan ImageCapture de factuur automatisch voor je matchen met de bestelling en geregistreerde ontvangsten. Verschillen in aantallen en prijzen worden hierdoor direct zichtbaar. Matcht de factuur 100%? Dan kun je ervoor kiezen om deze direct in te boeken en hoeft de factuur niet meer geaccordeerd te worden voor betaling. Maak je gebruik van InSite voor de digitale goedkeuring van je facturen? Dan sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan. De boekingen worden aangemaakt in AFAS maar geblokkeerd voor betaling. Na de goedkeuring in InSite komen deze pas beschikbaar op de betaaladvieslijst. Wel direct inzage in je kosten dus, maar geen ongeziene betalingen.

Workflow met ImageCapture en AFAS

Maak je naast de software van AFAS ook nog gebruik van andere administratieve systemen of ERP applicaties en wil je graag dat al je facturen een uniform goedkeuringsproces ondergaan? Dan kun je de fiattering ook via ImageCapture laten verlopen. Dat werkt als volgt: Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in AFAS Profit.

Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit AFAS zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen. Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in AFAS.

Documentverwerking met AFAS

Ook al je overige administratieve documenten kun je verwerken met ImageCapture software. Denk bijvoorbeeld aan je inkomende poststukken, relatiedocumenten, contracten, pakbonnen, offertes, orderbevestigingen en HR-documenten. In ImageCapture kun je de documenten direct koppelen aan relatiekaarten, medewerkers, projecten, bestellingen of andere gewenste entiteiten. Ideaal wanneer je graag volledig paperless wilt werken of wanneer medewerkers veel vanuit huis of onderweg werken. Ook de controle op aanwezigheid van verschillende documenten, zoals in het HR-dossier, is veel eenvoudiger uit te voeren wanneer alle documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd zijn. Documenten raken niet meer zoek en worden veel sneller afgehandeld, bijvoorbeeld met behulp van workflow-functionaliteit in AFAS InSite.

Binnenkort ook beschikbaar voor AFAS-gebruikers

Verkooporderverwerking

Handelsorganisaties die veel zaken doen met vaste klanten hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig inkooporders in PDF of papieren vorm, die handmatig moeten worden ingevoerd als verkooporder in AFAS. Deze verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het verwerken van de inkoopopdrachten, het controleren op prijsafspraken, en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie. De ontvangen inkooporders worden bewaard om te kunnen overleggen op het moment dat er vragen ontstaan over de verzonden verkoopfactuur. Ook het terugvinden van de juiste inkoopopdracht is soms een tijdrovende bezigheid.

ImageCapture automatiseert dit proces door de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever te scannen of te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in AFAS en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw AFAS-administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel of andere staffelgegevens. Ook volumekortingen worden hierin meegenomen.  Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder vastgelegde afspraken worden hierdoor direct zichtbaar. Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen.

Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in AFAS. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatiebericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.

Inkooporderbevestiging matchen op AFAS

Door je inkooporderbevestigingen automatisch te laten matchen met ImageCapture op AFAS, bespaar je kostbare tijd en voorkom je fouten die bij handmatige controle (en archivering) kunnen ontstaan. ImageCapture leest de ontvangen bevestigingen automatisch in, uit daarvoor bestemde e-mailboxen,  koppelt de documenten automatisch aan de juiste crediteur en inkooporder in AFAS, vergelijkt de bevestigde ordergegevens op kop- en regelniveau met de inkooporder in jouw administratie en signaleert direct eventuele verschillen. Na akkoordbevinding kunnen de door de leverancier bevestigde prijzen meteen worden aangepast en kan bevestigde leverdata worden verwerkt in de openstaande inkooporder.

Bij onacceptabele afwijkingen kan de bevestiging worden opgenomen in een workflow-proces, bijvoorbeeld ter navraag bij de leverancier. De inkooporderbevestiging, wordt als bijlage-document gekoppeld aan de inkooporder en is daarmee bij het verwerken van de factuur ook direct beschikbaar.

Wanneer de levering plaatsvindt, worden de ontvangsten direct gedebiteerd tegen de juiste factuurwaarde. De automatische verwerking en matching van de corresponderende factuur, kan hierdoor ook veel efficiënter verlopen.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor  jouw AFAS-administratie?

Neem dan eens een kijkje op de pagina’s Factuurverwerking met AFAS & Documentverwerking met AFAS bekijk ons webinar of neem direct contact met ons op. Dan kijken we samen met jou hoe je nog meer tijd kunt besparen op je administratieve processen in AFAS!