Geautomatiseerde factuurverwerking met Syntess Atrium

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Syntess Atrium, hét ERP systeem voor project- en servicegerichte organisaties zoals installatie- en bouwbedrijven. De ImageCapture software integreert volledig met de software van Syntess en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Daarbij matcht ImageCapture je inkoopfacturen ook met de bestelling in Syntess Atrium. Je beheert je gegevens uitsluitend in Syntess Atrium!

Workflow & Fiattering

Bij toepassing van fiattering in Syntess Atrium sluit ImageCapture hier naadloos op aan. Het digitale document is vanuit de boeking direct opvraagbaar. Zo automatiseert ImageCapture het volledige boekingsproces van de facturen, van binnenkomst tot aan betaling!

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Syntess Atrium administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Syntess Atrium, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Syntess Atrium, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals scenario’s, al dan niet per crediteur, kostensoort en BTW-code, ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

HERHALENDE BOEKINGEN

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op bestellingen en ontvangsten in Syntess Atrium. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van de bestelling, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen.

Op basis hiervan worden bij het matchen op bestellingen en ontvangsten in Syntess Atrium, op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar. Nakomende kosten op de factuur, zoals order- en transportkosten, kunnen direct geboekt worden, eventueel gekoppeld aan scenarioregels. Losse documenten zoals pakbonnen, urenstaten of foto’s kunnen direct als bijlage aan de factuur gekoppeld worden waardoor deze, gekoppeld aan de digitale factuur, worden geëxporteerd naar Syntess Atrium.

Wanneer de ontvangen factuur aanleiding geeft om navraag te willen doen bij de leverancier, kan direct vanuit ImageCapture een mailbericht met bijlage worden aangemaakt en kan de factuur als dispuut worden aangemerkt in Syntess Atrium.

robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkoopgerelateerde facturen. Wanneer deze 100% matchen met de bestelling in Syntess Atrium, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in Syntess Atrium in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Fiatteren

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van workflow functionaliteit in Syntess Atrium sluit ImageCapture naadloos aan!

De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.