Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met Unit4 Multivers

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen in Unit4 Multivers. ImageCapture integreert volledig met Multivers en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens, order- en ontvangstgegevens uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Multivers! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd, waarna geblokkeerde boekingen worden aangemaakt in Multivers met het digitale document als bijlage.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

 

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met Unit4 Multivers
  • Verwerken van inkooporder-, kosten- en omzetfacturen 
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning en matching op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit Unit4 Multivers

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

Scannen

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecode en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Unit4 Multivers worden hiertoe realtime ingelezen.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Unit4 Multivers, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent hierbij niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar kan inmiddels ook de factuurgegevens in twaalf andere talen herkennen. Het aantal talen die door ImageCapture worden ondersteund wordt continu verder uitgebreid. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Indien de crediteur of debiteur in de betreffende Multivers administratie nog niet aanwezig is, kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt of bijgewerkt.

Multivers scannen of importeren

 

Herkennen

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Multivers, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, en overige boekingsvariabelen ondersteund die naar Multivers geëxporteerd kunnen worden.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

controleren Multivers

 

Factuurverwerking, controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematched worden met openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Multivers. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Hierbij worden velden zoals artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen automatisch uitgelezen. Eventuele verschillen in aantallen en prijzen van de artikelen worden per factuurregel direct zichtbaar gemaakt.
Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de gefactureerde inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota. Na verwerking van de facturen, kunnen deze dan in Multivers direct worden afgeletterd op openstaande ontvangsten.

 

Factuurverwerking, robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Multivers, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt, worden de boekingen en het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in Multivers. Er vindt directe validatie plaats op correcte registratie, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit Multivers meteen worden afgevangen. De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit Multivers, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Het onderliggende document kan direct vanuit Multivers opgevraagd worden.

boeken Multivers

Fiatteren

Fiattering in ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

Top