Geautomatiseerde factuurverwerking met Multivers en ImageCapture for Invoices

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Multivers. De software automatiseert volledige verwerkingsproces van uw inkoopfacturen in Unit4 Multivers. ImageCapture integreert volledig met Multivers en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens, order- en ontvangstgegevens uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Multivers! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd, waarna geblokkeerde boekingen worden aangemaakt in Multivers met het digitale document als bijlage. Met behulp van ImageCapture Workflow en het digitale archief in ImageCapture kan ook de fiattering van uw facturen volledig geautomatiseerd, binnen ImageCapture, plaatsvinden. 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Multivers en ImageCapture

 

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met Unit4 Multivers
  • Verwerken van inkooporder-, kosten- en omzetfacturen 
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning en matching op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit Unit4 Multivers
  • Fiattering en digitaal archief met ImageCapture Workflow

 

Factuurverwerking met ImageCapture

 

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met Multivers -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecode en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Unit4 Multivers worden hiertoe realtime ingelezen.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Unit4 Multivers, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent hierbij niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar kan inmiddels ook de factuurgegevens in twaalf andere talen herkennen. Het aantal talen die door ImageCapture worden ondersteund wordt continu verder uitgebreid. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Indien de crediteur of debiteur in de betreffende Multivers administratie nog niet aanwezig is, kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt of bijgewerkt.

 

Factuurverwerking met Multivers -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Multivers, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, en overige boekingsvariabelen ondersteund die naar Multivers geëxporteerd kunnen worden.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Factuurverwerking met Multivers -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematched worden met openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Multivers. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Hierbij worden velden zoals artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen automatisch uitgelezen. Eventuele verschillen in aantallen en prijzen van de artikelen worden per factuurregel direct zichtbaar gemaakt.
Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de gefactureerde inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota. Na verwerking van de facturen, kunnen deze dan in Multivers direct worden afgeletterd op openstaande ontvangsten.

Factuurverwerking met Multivers -> robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Multivers, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Factuurverwerking met Multivers -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt, worden de boekingen en het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in Multivers. Er vindt directe validatie plaats op correcte registratie, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit Multivers meteen worden afgevangen. De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit Multivers, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Het onderliggende document kan direct vanuit Multivers opgevraagd worden.

 

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina ImageCapture Workflow met Multivers.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten