Triott Group

Triott office 

Sinds 2015 maakt Triott Group gebruik van onze ImageCapture software in combinatie met Trimergo T2 voor de verwerking van hun inkoopfacturen. Martijn Hendriks, Financial Manager, vertelt over het gebruik van onze software en zijn ervaringen met Scan Sys.

Triott Group

 Voordat in 2003 de Triott Group werd opgericht was Ottevanger Milling Engineers al een wereldwijde speler op het gebied van ontwerp, productie en opbouw van machines en complete installaties voor de graan verwerkende- en mengvoedingsindustrie. In 1909 werd het bedrijf opgericht door Dirk Ottevanger en hield het zich voornamelijk bezig met de bouw en het onderhoud van (traditionele) windmolens. Dit veranderde onder aanvoering van de tweede generatie Ottevanger, toen men zich ging richten op het leveren van mechanische installaties voor de verwerking van graanproducten.

Vandaag de dag wordt het bedrijf aangestuurd door de vierde generatie Ottevanger en is de organisatie doorgegroeid tot een internationale speler met klanten verspreid over alle werelddelen. Ottevanger Milling Engineers beschikt over twee goed uitgeruste fabrieken in Aalten en Moerkapelle en telt ruim 250 medewerkers. Van daaruit worden, met behulp van de nieuwste technologieën, complete machines, productielijnen en turn-key projecten ontworpen en geproduceerd. De projecten worden vervolgens onder supervisie van een projectleider opgebouwd en opgestart. Desgewenst biedt Ottevanger hulp bij het opleiden en trainen van lokale medewerkers en bij het onderhoud van de installatie.

Door verdere groei en overname van aanverwante bedrijven is Triott ontstaan, een overkoepelende holding van zes werkmaatschappijen: Ottevanger Milling Engineers, Wynveen International, Inteqnion, TSC, PTN en Almex. Elke werkmaatschappij specialiseert zich in één of meerdere aspecten van de inrichting van fabrieken voor de productie van diervoeder. Dit geldt zowel voor nieuwbouw als renovaties en modificaties. Zo is TSC, ofwel Top Silo Constructions verantwoordelijk voor het ontwerp en de productie van silos, specialiseert Inteqnion zich in het ontwerpen,  produceren en implementeren van besturingssystemen in de productie industrie en levert PTN korrelpersen en gerelateerde machines voor de mengvoeder-, recycling- en biomassa-industrie. De onderlinge samenwerking van de werkmaatschappijen levert een synergie op, die unieke voordelen biedt op machineniveau en bij de oplevering van grote turn-key projecten. 

Een groot voordeel van onze organisatie is de flexibiliteit waarmee wij projecten kunnen aanbieden. We hebben korte lijnen tussen de verschillende werkmaatschappijen, en kunnen hierdoor snel schakelen. Wij denken mee met de klant en bieden hem functionele oplossingen. 

Ondanks de grootte van de organisatie voelt het echt aan als een familiebedrijf, betrokken, sociaal en geïnteresseerd in de medewerkers. Eigenlijk zie je dit al aan het lage verloop van personeel. Iedereen krijgt de kans om zich verder te ontwikkelen en door te groeien binnen de organisatie.

De keuze voor een scanoplossing

Bij Triott Group worden jaarlijks ongeveer 20.000 facturen verwerkt. Dit gebeurde tot voor kort nog handmatig. Van de inkomende facturen is 95% gerelateerd aan een eerder geregistreerde bestelling. De overige 5% zijn algemene kostenfacturen. Voordat het proces werd gedigitaliseerd zag dit er als volgt uit; Facturen kwamen binnen per post of per e-mail en moesten worden uitgeprint (e-mailfacturen) en gesorteerd per administratie. Daarna gingen ze hun ronde langs de verschillende medewerkers zoals inkopers, projectmanagers en andere verantwoordelijken, om te worden goedgekeurd. De facturen die betrekking hadden op een bestelling werden handmatig vergeleken met de ontvangstregistratie en de inkoopopdracht. Onderweg raakten de facturen soms zoek, en omdat ze nog niet waren ingeboekt was er geen actueel overzicht van de kosten. Nadat de facturen terug op de administratie kwamen, werden ze opnieuw gesorteerd en ingeboekt. De fysieke documenten werden bewaard in een map en op het moment dat ze betaald moesten worden, werden ze weer uit de map gehaald om af te stempelen. Na opnieuw de facturen gesorteerd te hebben, werden ze weer opgeborgen in de map. Als iemand per ongeluk de factuur in de verkeerde map opborg, was deze voorgoed onvindbaar.

Toen de groei van de organisatie toenam ontstond de wens om de administraties van de verschillende vestigingen te centraliseren. Veel administratieve documenten werden per post over en weer verzonden. Met de uitbreiding van het aantal projectmanagers en inkopers merkten we dat onze facturen steeds vaker gingen zweven over de verschillende afdelingen. Het verwerkingsproces van de facturen vergde erg veel tijd.

De groei van Triott Group, de wens om alle administraties te centraliseren en de daarmee samenhangende druk die ontstond op het administratieve proces, heeft er toe doen besluiten over te gaan naar een andere ERP applicatie, waarbij de mogelijkheid van een scanoplossing een directe vereiste was. Vanwege de uitgebreide projectmanagement mogelijkheden is er gekozen voor Trimergo T2, van leverancier Trimergo Project Industry Solutions. Scan Sys is de enige aanbieder van een geïntegreerde koppeling met Trimergo T2, waardoor de keuze van een scanoplossing een logisch gevolg was. Als achterliggende financiële applicatie is gekozen voor Visma AccountView. Zowel Trimergo T2 als ImageCapture hebben een koppeling met dit financiële pakket.

Toen ik vijf jaar geleden begon bij Triott was er sprake van een verouderd ERP systeem waarbij nog geen factuurscanning mogelijk was. We zijn dan ook eerst op zoek gegaan naar een ander ERP pakket. We wilden voor onze grote projecten namelijk projectmatige software hebben, waarbij de mogelijkheid van factuurscanning één van de eisen was. Scan Sys is hét pakket waar Trimergo mee werkt dus met de keuze voor Trimergo T2 was de keuze voor een scanoplossing ook direct gemaakt. Daarbij kwam dat wij absoluut geen maatwerk wilden en deze koppeling door Trimergo als enige ondersteund wordt.

Inzet van ImageCapture

Een groot deel van de facturen komt digitaal binnen op onze administratie. Daar hebben wij haast geen omkijken meer naar, want die worden automatisch geïmporteerd uit de mailbox. Hierbij maken wij wel onderscheid tussen enkelvoudige- en meervoudige facturen. Daarnaast is er nog een traditionele stroom van documenten die per post worden verzonden en door ons gescand worden naar een map op het netwerk. Van daaruit worden ook deze facturen door de software geïmporteerd. Het merendeel van de facturen (95%) heeft betrekking op een bestelling die in Trimergo is geregistreerd. 

De software koppelt de factuur vervolgens aan de juiste crediteur in Trimergo en leest deze uit op de belangrijkste kenmerken zoals factuurnummer,-datum en bedragen. Wanneer de factuur betrekking heeft op een bestelling in Trimergo dan is deze door de leverancier voorzien van het bestelnummer. Aan de hand van dit nummer haalt ImageCapture de bijbehorende bestelling op en vergelijkt deze met de bedragen op de factuur. Een verschil tussen de bestelling en de factuur wordt hierdoor direct zichtbaar. Als de factuur 100% gelijk is aan de bestelling wordt deze automatisch geëxporteerd naar Trimergo T2. De factuur hoeft op dat moment niet meer gefiatteerd te worden. Facturen die niet volledig overeenkomen met de eerder geplaatste bestelling kunnen in deze stap doorgezet worden naar de verantwoordelijke medewerker met behulp van de fiatteringsfunctionaliteit in ImageCapture. Ook kostenfacturen worden eerst gefiatteerd, waarbij de boekingen worden aangemaakt in Trimergo T2 en geëxporteerd naar AccountView. Wanneer de boekingen geblokkeerd zijn aangemaakt in AccountView wordt het fiatteringsproces in ImageCapture automatisch opgestart. 

Voor de betalingen maakt ImageCapture automatisch een betaaladvieslijst aan vanuit AccountView. Het grote voordeel is dat onze directie niet hoeft in te loggen in AccountView om de betalingen te controleren. ImageCapture stuurt automatisch een mail met een Excel bestand. In dit bestand staat de hele lijst met betalingen op documentniveau. Vanuit het Excel bestand kan de factuur direct geopend worden. 

 

Wat heeft het werken met ImageCapture tot nu toe opgeleverd?

De frontdesk is met een halve fte afgenomen (door natuurlijk verloop) en de software heeft dit gecompenseerd. Ook merken wij de snelheid van het verwerkingsproces, ondanks dat wij met minder mensen werken. Het voordeel van ImageCapture is dat alles wat binnenkomt direct de software in gaat. Daarnaast is het makkelijker om werk van elkaar over te nemen op verschillende vestigingen, omdat de documenten digitaal zijn en dus niet ergens op een bureau blijven liggen. Het digitaal archiveren scheelt ons ook enorm veel zoek- en sorteerwerk. Alles is altijd beschikbaar.

Ervaring met Scan Sys

Tot slot vroegen wij naar de ervaringen met Scan Sys;

Het werken met ImageCapture is inmiddels ingeburgerd in de organisatie en bevalt ons erg goed. Consultant Haro Thierrij heeft bij ons de software geïmplementeerd en dat is erg goed en kundig uitgevoerd.

Scan Sys is een organisatie met korte lijnen; Als ik bijvoorbeeld naar de helpdesk bel dan word ik geholpen, punt! Als je ophangt heb je een oplossing gekregen, of de supportmedewerkers gaan net zolang verder zoeken tot ze die voor je gevonden hebben. 

 

Aldus Martijn Hendriks, Financial Manager