PeeJeeBee

Administratiekantoor PeeJeeBee werkt sinds 2013 met onze ImageCapture software voor het geautomatiseerd verwerken van cliënt-facturen. Onlangs nog is PeeJeeBee overgestapt van Exact Globe naar werken met Exact Online. Eigenaar Peter Berkelaar vertelt over de inzet van de software en zijn ervaringen met Scan Sys.

PeeJeeBee administratiekantoor

In 2005 richtte Peter Berkelaar administratiekantoor PeeJeeBee op. Het boekhoudkantoor focust zich onder meer op ZZP’ers, kleine en middelgrote ondernemingen en starters. PeeJeeBee is in de afgelopen 10 jaar enorm snel gegroeid, met name door mond-op-mond reclame van tevreden klanten (Vandaag de dag zijn dit er meer dan 120!). Het klantenbestand is zeer gevarieerd; Van meubelwinkels en schoonheidsspecialisten tot vastgoedondernemingen, onderhoudsbedrijven en non-profit organisaties. PeeJeebee verzorgt voor hen de volledige boekhouding of de jaarcontroles en voert de salarisadministratie. Het kantoor onderscheidt zich door de persoonlijke aandacht die iedere relatie, hoe groot of klein ook, krijgt. Het goed kunnen interpreteren van cijfers en bijtijds signaleren wanneer iets mis dreigt te gaan is uiteraard erg belangrijk voor kleine ondernemingen met weinig financiële buffer. PeeJeeBee adviseert deze ondernemers op het gebied van regelgeving en bij het opzetten van een goede administratie. PeeJeeBee heeft slechts één fulltime medewerker, namelijk eigenaar Peter Berkelaar. De eigentijdse boekhouder valt op door zijn sterke, vooruitstrevende visie op het gebied van automatisering. In zijn ogen een noodzaak om succesvol te kunnen zijn zonder personele uitbreiding te hoeven doen.

Omdat ik zelf de werkzaamheden voor mijn klanten uitvoer, weet ik als geen ander wat er precies binnen hun onderneming speelt en kan ik hier goed bij adviseren. Ik werk hierbij op basis van fixed fee. Hierdoor weten mijn klanten altijd van te voren precies wat ze aan kosten kunnen verwachten, of ze nu twintig keer of honderd keer bellen met vragen. Vooral bij nieuwe klanten investeer ik veel tijd in het opstarten, begeleiden en beantwoorden van vragen. De klanten vinden het prettig dat ze dan niet voor ieder uur die ik aan hen besteed een factuur ontvangen én wanneer de klant goed begeleid wordt heb ik er op den duur weer minder werk aan. 

De keuze van een scan oplossing

PeeJeeBee is een klein administratiekantoor met een relatief groot klantenbestand. Peter Berkelaar is allround boekhouder en heeft de bewuste keuze gemaakt om met zo min mogelijk personele bezetting te werken. Het kantoor verwerkt op jaarbasis zo’n 30.000 facturen, verdeeld over 120 administraties. Automatiseren van het factuurverwerkingsproces werd noodzakelijk omdat de handmatige verwerking van de facturen teveel kostbare tijd in beslag nam. Tijd die Peter liever aan meer declarabele werkzaamheden wilde besteden zoals het adviseren van zijn cliënten. Daarom ging hij op zoek naar een oplossing om dit bewerkelijke proces te automatiseren, toen nog in combinatie met Exact Globe. 

Ik heb het weleens bijgehouden en vroeger deed ik over het verwerken van een inkoopfactuur ruim 1 minuut en 15 seconden, toen ik alles nog handmatig invoerde. Hierbij kwamen dan nog aanvullende handelingen zoals het archiveren in een map en aantekeningen die ik op de factuur zette. Ik schat dat ik met gebruik van ImageCapture nu nog maar 15 seconden per factuur kwijt ben. Ik verwerk op jaarbasis 30.000 inkoopfacturen. Als ik snel reken dan was ik in de oude situatie ongeveer een derde van het jaar bezig met het verwerken van inkoopfacturen. Ik verdien mijn geld met het adviseren en begeleiden van klanten, niet met het verwerken van inkoopfacturen.

Business partner ComputerPlan heeft de ImageCapture software in 2013 geïntroduceerd bij het administratiekantoor. Na het zien van de demo was de keuze voor ImageCapture snel gemaakt.

Toen ik de oplossing zag wist ik direct dat ik dit moest hebben. Ik kan me niet voorstellen dat je als kantoor nog zonder deze oplossing kunt werken. In mijn geval is dit natuurlijk snel te verantwoorden omdat ik op basis van fixed fee mijn dienstverlening aanbied. Hoe sneller de verwerking hoe minder kostbare tijd ik kwijt ben.

Inzet van ImageCapture

Bij PeeJeeBee wordt ImageCapture gebruikt voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop- en verkoopfacturen in Exact Online. Ongeveer 80% van de klanten levert zijn administratie al digitaal aan. Het grootste deel van de facturen komt per e-mail binnen. De papieren facturen die het kantoor nog ontvangt, worden bij binnenkomst direct gedigitaliseerd. ImageCapture importeert de digitaal ontvangen facturen en scant de papieren facturen, waarna deze direct worden gekoppeld aan de juiste administratie. De software herkent de debiteur of crediteur en leest de facturen vervolgens uit op belangrijke data zoals factuurbedrag, BTW bedrag en overige relevante zaken. Op basis van de gegevens in Exact Online, genereert de software een automatisch boekingsvoorstel dat naar keuze verder gecodeerd kan worden. Na akkoordbevinding wordt de boeking aangemaakt in Exact Online, waarbij het digitale document als bijlage vanuit de boeking direct opvraagbaar is.

De tijdswinst die ik heb behaald is zo enorm dat ik me eigenlijk verbaas dat er nog kantoren zijn die geen gebruik maken van dit product. Met een uurtje boeken per dag kan ik op jaarbasis 30.000 facturen verwerken. Dat is toch een stuk prettiger dan de 16 weken per jaar die ik op de oude manier kwijt was.

Ervaring met Scan Sys

Consultant Walter (red. Walter Prins) heeft mij plezierig en zeer vakkundig geholpen bij de overgang naar Exact Online. Ook bij problemen word ik goed geholpen en wordt alles netjes en naar tevredenheid opgelost.

Als ik bel voor de planning dan wordt dit perfect en zakelijk afgehandeld en is er direct een afspraak ingepland. Meestal word ik dan ook snel geholpen, bijvoorbeeld met remote consultancy wat dan vaak tussendoor ingepland kan worden.

Naast de contacten met consultant Walter wordt ik ook door de andere collega’s bij Scan Sys keurig geholpen. Ze hebben goede kennis van zaken, zijn beleefd en komen hun afspraken na. Wanneer er per ongeluk toch iets niet goed gaat, erkennen zij hun fouten en lossen deze naar volle tevredenheid op. Scan Sys is een prettig bedrijf dat ik iedereen kan aanraden. 

Aldus Peter Berkelaar, Eigenaar Administratiekantoor PeeJeeBee