Arkin

Arkin is een overkoepelende GGZ instelling van in totaal 10 merken waaronder Jellinek, Mentrum en de Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam. Ieder merk heeft een duidelijk specialisme binnen de geestelijke gezondheidszorg en richt zich op een specifieke doelgroep. De van origine Amsterdamse stichting biedt specialistische zorg in de context van grootstedelijke problematiek. Denk hierbij aan complexe psychische zorgverlening en verslavingszorg. In Amsterdam alleen al beschikt Arkin over 50 locaties en daarnaast zijn er nog 40 locaties verdeeld over onder meer Hilversum, Haarlem, Amstelveen en Hoofddorp. Arkin kenmerkt zich door vakmanschap en lef te tonen. Dit blijkt uit het personeel dat bestaat uit toegewijde professionals en de manier waarop voor iedere cliënt gezocht wordt naar een oplossing op maat. Door cliëntperspectief en vakmanschap met elkaar te verbinden, kunnen de cliënten van Arkin rekenen op de best mogelijke behandeling en ondersteuning. Arkin verricht ook wetenschappelijk onderzoek en is tevens een vooraanstaand opleidingsinstituut. Op het gebied van geestelijke gezondheidszorg is Arkin één van de grootste instellingen in Nederland.

Op zoek naar een scan en herken oplossing

Arkin is in 2008 ontstaan uit een fusie van een aantal GGZ instellingen.  Eén van de rechtsvoorgangers van Arkin maakte daarvóór al gebruik van Exact Financials toen men op zoek ging naar een oplossing voor het geautomatiseerd verwerken en fiatteren van facturen. 

Wij hadden op dat moment een stuk of 12 locaties. De facturen kwamen weliswaar al binnen op een centrale administratie, maar moesten vervolgens worden rondgestuurd naar de verschillende vestigingen voor goedkeuring, waarna de boeking in Exact plaatsvond. Het rondsturen gebeurde per post. Facturen kwamen niet op de juiste plek aan of er was niet bekend waar de factuur op dat moment was. Ook moesten we de budgethouders regelmatig herinneren aan niet retour ontvangen inkoopfacturen. We hadden geen, of nauwelijks inzage in onze actuele kosten en de status van onze facturen.

Er werd gekozen voor de ImageCapture software vanwege de volledige integratie met Exact Financials en Synergy. Hierdoor is synchronisatie van stamtabellen niet nodig en beschikken zij altijd over actuele overzichten. Budgethouders worden automatisch geattendeerd met een mailbericht dat er facturen gefiatteerd moeten worden in Exact Synergy. Het per post versturen van facturen ter goedkeuring en het nabellen hierop is dan ook niet meer nodig. De distributie verloopt volledig digitaal.

Met ImageCapture hebben wij real time inzicht in onze kosten en de status van de facturen. Alle informatie komt uit Exact zonder dat hier een synchronisatieperiode aan vooraf gaat. Hierdoor is het niet meer nodig om stelposten op te nemen van de verwachtte kosten. Ook tijdens de fusies hebben wij geprofiteerd van de actuele inzage van onze administratie.

ImageCapture bij Arkin

Inmiddels draagt de GGZ instantie de overkoepelende naam Arkin. Jaarlijks verwerkt Arkin ongeveer 30.000 facturen, verdeeld over 3 administraties. ImageCapture automatiseert dit proces door het automatisch uitlezen van de factuur op alle relevante informatie zoals factuurnummer, bedrag en datum. Vervolgens wordt de factuur gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact Financials, waarna op basis van de in Exact aanwezige informatie een boekingsvoorstel wordt gegenereerd. In deze stap wordt ook de juiste fiatteur geselecteerd. Na akkoordbevinding van het boekingsvoorstel wordt de boeking geblokkeerd aangemaakt in Exact Financials, waarna het fiatteringsproces in Synergy automatisch start. Budgethouders worden met behulp van een e-mailbericht vanuit ImageCapture geattendeerd op de facturen die goedgekeurd moeten worden.

Het mooie van ImageCapture is dat het alles uit Exact put. Als bijvoorbeeld een crediteur niet bekend is in Exact, wordt dit direct opgemerkt. Ook de matching van de facturen is uitstekend.

Arkin maakt gebruik van een separaat inkooporder systeem, Shopper genaamd. ImageCapture herkent de bijbehorende facturen aan het inkoopordernummer en exporteert deze middels een csv bestand naar dit systeem. Hier worden de factuurregels geregistreerd waarna aansluitend boekingen naar Exact Financials worden geëxporteerd. 

We zijn sinds een maand ook begonnen met het gebruik van de rekening courant module van Exact. Het werd toch een heel gedoe om iedere maand de rekeningen courant met elkaar af te stemmen. Nu hebben we dit in ImageCapture zo laten inrichten dat wij de rekening courant boekingen vanuit ImageCapture kunnen aanmaken.

Ervaringen met Scan Sys

Vanaf het begin konden wij lezen en schrijven met Scan Sys. Met name de ervaringen met jullie helpdesk zijn erg goed. Verder zijn de contacten met Scan Sys altijd erg prettig, open en duidelijk. Een woord is een woord en afspraak is afspraak.

Aldus, Freek van der Marck, financiële administratie Arkin.