Geautomatiseerde factuurverwerking met Prodist

ImageCapture for Invoices en Documents is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor factuurverwerking met Prodist in combinatie met AFAS . De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Prodist in combinatie met AFAS.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de combinatie van Prodist en AFAS software en maakt bij het verwerken van uw facturen direct gebruik van alle stamgegevens, boekingslogica, inkooporders en ontvangsten uit uw administraties, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kan je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit uw Prodist en AFAS administraties waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande inkooporder wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in AFAS. Controle op dubbele boekingen vindt automatisch plaats waarbij eventueel het eerder gearchiveerde document direct uit de Prodist en/of AFAS kan worden geopend ter verificatie.

Tijdens de verwerking wordt automatisch de juiste fiatteur geselecteerd op basis van crediteur, grootboekrekening en diverse andere afhankelijkheden zoals drempelbedragen. Handmatig kunnen fiatteurs worden toegevoegd aan het goed te keuren document.

HERHALENDE BOEKINGEN

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

ImageCapture biedt inkooporder-gestuurde organisaties in koppeling met Prodist en AFAS de mogelijkheid om factuurgegevens direct te matchen op inkooporders en ontvangsten in Prodist en AFAS.

Afhankelijk van op de factuur beschikbare regelgegevens en de aanwezigheid van de artikelcode informatie in de Prodist artikeltabellen, is het mogelijk de factuur gegevens zowel op kop- als regelniveau te matchen. Op dat moment worden prijsverschillen en/of verschillen in aantallen op regelniveau met een kleur gemarkeerd.

Het resultaat van de factuurmatching wordt ter verificatie aangeboden in het boekingsscherm. De boeking wordt automatisch verrijkt met alle boekingsgegevens die eerder binnen Prodist of AFAS op de bestelregel waren vastgelegd. In deze fase is het mogelijk om ingelezen gegevens aan te passen of verder te verrijken met administratieve gegevens uit AFAS.

Bij het gebruik van factuurmatching in ImageCapture is het mogelijk om middels instelbare drempelwaarden de factuur geautomatiseerd te laten matchen. Alle vrijkomende afwijkingen kunnen hierbij als log informatie beschikbaar komen in de navolgende digitale fiattering in ImageCapture.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Prodist, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeking AFAS

Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in AFAS, desgewenst status geblokkeerd voor betaling, als bijlage document van de boeking in AFAS gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboekkaart.

Aansluitend worden de in AFAS geboekte facturen direct in Prodist verwerkt en geboekt op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatie document van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit Prodist te raadplegen.

Boeking Prodist

Voor fiattering van de factuur en het deblokkeren van de openstaande post in AFAS, vind boeking en aflettering van de openstaande bestelregels in Prodist plaats via de Prodist Scan Sys koppeling.

Alle relevante, vanuit ImageCapture ingelezen factuurinformatie is hierna automatisch gekoppeld aan de juiste Prodist bestelregel. Het factuurdocument is direct raadpleegbaar vanuit Prodist.

Fiatteren

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen.

Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u hier: Geautomatiseerde factuurverwerking met AFAS Profit.