ImageCapture for Invoices en Documents is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor factuurverwerking met LogicTrade en Exact Online of Exact Globe. ImageCapture integreert volledig met de combinatie van LogicTrade en Exact software en maakt bij het verwerken van uw facturen direct gebruik van alle stamgegevens, boekingslogica, inkooporders en ontvangsten uit uw administraties, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is.
Het proces in ImageCapture
In uw LogicTrade administratie worden ontvangsten en bestellingen geregistreerd. Onderliggende documenten zijn vandaar uit direct opvraagbaar.
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit uw LogicTrade en Exact administraties waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande inkooporder wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact. Controle op dubbele boekingen vindt automatisch plaats waarbij eventueel het eerder gearchiveerde document direct uit de LogicTrade en/of Exact kan worden geopend ter verificatie.
Tijdens de verwerking wordt automatisch de juiste fiatteur geselecteerd op basis van crediteur, grootboekrekening en diverse andere afhankelijkheden zoals drempelbedragen. Handmatig kunnen fiatteurs worden toegevoegd aan het goed te keuren document.
ImageCapture biedt inkooporder-gestuurde organisaties in koppeling met LogicTrade en Exact de mogelijkheid om factuurgegevens direct te matchen op inkooporders en ontvangsten in LogicTrade en Exact.
Afhankelijk van op de factuur beschikbare regelgegevens en de aanwezigheid van de artikelcode informatie in de LogicTrade artikeltabellen, is het mogelijk de factuur gegevens zowel op kop- als regelniveau te matchen. Op dat moment worden prijsverschillen en/of verschillen in aantallen op regelniveau met een kleur gemarkeerd.
Het resultaat van de factuurmatching wordt ter verificatie aangeboden in het boekingsscherm. De boeking wordt automatisch verrijkt met alle boekingsgegevens die eerder binnen LogicTrade of Exact op de bestelregel waren vastgelegd. In deze fase is het mogelijk om ingelezen gegevens aan te passen of verder te verrijken met administratieve gegevens uit Exact.
Bij het gebruik van factuurmatching in ImageCapture is het mogelijk om middels instelbare drempelwaarden de factuur geautomatiseerd te laten matchen. Alle vrijkomende afwijkingen kunnen hierbij als log informatie beschikbaar komen in de navolgende digitale fiattering in ImageCapture.
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in LogicTrade, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in Exact, desgewenst status geblokkeerd voor betaling, als bijlage document van de boeking in Exact gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboek kaart. Aansluitend worden de in Exact geboekte facturen direct in LogicTrade verwerkt en geboekt op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatie document van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit LogicTrade te raadplegen.
Voor fiattering van de factuur en het deblokkeren van de openstaande post in Exact, vind boeking en aflettering van de openstaande bestelregels in LogicTrade plaats via de LogicTrade Scan Sys koppeling. Alle relevante vanuit ImageCapture ingelezen factuurinformatie is hierna automatisch gekoppeld aan de juiste LogicTrade bestelregel. Het factuurdocument is direct raadpleegbaar vanuit LogicTrade.
Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online en Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe.
De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.
