Release ImageCapture 9.2

Geplaatst: 16 december 2021

Op de valreep van 2021 introduceren wij nóg een major release van onze software: ImageCapture 9.2. In deze release staat een belangrijke nieuwe feature centraal, namelijk het direct vanaf desktop, tablet en mobiel in kunnen dienen van declaratiebonnetjes en -documenten, die daarna verder geautomatiseerd verwerkt kunnen worden tot boekingen! In dit artikel ontdek je alle mogelijkheden van de nieuwste ImageCapture-oplossing: Declaratieverwerking.

Het handmatig verwerken van declaraties is een tijdrovend en foutgevoelig proces voor iedere administratie. Medewerkers vergeten bonnetjes dikwijls in te leveren of raken deze kwijt. Hierdoor is er niet altijd goed inzicht in de uitgaven van de onderneming. Met de nieuwste versie van ImageCapture kan dit proces geautomatiseerd worden, vanaf het indienen van de declaratie tot aan de goedkeuring en betaling.

Declaratieverwerking met ImageCapture

Medewerkers maken via de ImageCapture Webclient vanaf hun mobiel eenvoudig foto’s van hun bonnetjes of kunnen direct bestanden inlezen. Meerdere foto’s of pagina’s kunnen daarbij worden samengevoegd tot 1 document.

Via opgave van de betaalwijze kan de medewerker aangeven of de kosten door hem zijn voorgeschoten, of dat deze zijn betaald met een company pinpas of company creditcard. (Deze informatie kan namelijk sturend zijn voor de verdere afwikkeling van de ingediende bon).

Declaratieverwerking

 

Volledig configureerbaar kunnen, naast basisgegevens zoals bedrag, datum, omschrijving en kenmerken, aanvullende velden gedefinieerd worden die al dan niet verplicht zijn. Denk hierbij aan het soort declaratie (brandstof, consumpties etc.), maar ook de administratie, de grootboekrekening, het project, de kostenplaats- en drager.

De lijst van mee te geven stamgegevens, al dan niet verplicht, is onbeperkt. Deze gegevens worden direct opgehaald uit jouw ERP of financiële applicatie zonder de noodzaak van periodieke uitwisseling van stamtabellen. Alles is real time op te vragen.

Als de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze binnen een paar seconden doorgezet naar de administratie in de vorm van het automatisch boekingsvoorstel binnen ImageCapture. Alle meegeleverde boekingsgegevens zijn hierbij beschikbaar en voorgecodeerd.  Indien de bon aanleiding geeft de boeking te wijzigen of verder te verrijken, kan dat direct in ImageCapture worden gedaan.

Afhankelijk van de betaalwijze wordt de boeking aangemaakt met de medewerker als crediteur (bij voorgeschoten kosten), of met de leverancier als crediteur, wanneer er sprake is van een company pinpasbetaling. Bij gebruik van een company pinpas kan de declaratieboeking bij het verwerken van de bankbetalingen direct worden afgeletterd. Bij gebruik van een company creditcard waar op maandelijkse basis een afschrift voor komt, wordt het document apart gezet totdat dit afschrift is ontvangen. Wanneer het afschrift is ontvangen, worden de bewaarde bonnen en het afschrift samengevoegd tot 1 document die als bijlage aan de boeking van het creditcardafschrift wordt gekoppeld.

Als de ingediende declaratie nog aanleiding geeft om deze te fiatteren, kan dit proces ook binnen de ImageCapture workflow worden uitgevoerd. Het procuratieschema in ImageCapture zorgt ervoor dat automatisch de juiste fiatteurs worden geselecteerd om de declaratieboeking goed te keuren. Zo kan dit bijvoorbeeld worden ingeregeld op basis van de declarant maar kunnen ook drempelbedragen worden ingesteld, zodat declaraties boven een bepaald bedrag altijd moeten worden goedgekeurd door de directie. 

Door het indienen van de declaraties te digitaliseren én vereenvoudigen met behulp van ImageCapture, zorg je ervoor dat medewerkers declaraties sneller indienen en voorkom je dat bonnetjes zoek raken. Hierdoor ontstaat actueel inzicht in de kosten en uitgaven. Door de declaraties digitaal goed te keuren worden medewerkers bovendien sneller betaald. Een efficiënter proces met meer tevreden medewerkers dus!

Meer weten over declaratieverwerking met ImageCapture?

Op 13 januari a.s. organiseren wij een webinar voor eindgebruikers, waarin de mogelijkheden van declaratieverwerking met ImageCapture uitgebreid aan bod zullen komen. Inschrijven voor het webinar kan via deze link.

Op 20 januari zal er speciaal voor onze Scan Sys partners ook een webinar worden georganiseerd waarbij wij specifiek ingaan op de installatie en flexibele inrichting van Declaratieverwerking met ImageCapture. Via deze link kunnen partners zich hiervoor aanmelden. Anders dan bij reguliere releases is het nog niet mogelijk om versie 9.2 te downloaden van het partnerportal. Tijdens het partnerwebinar volgt meer informatie over de installatiemogelijkheden voor partners.

p.s. Bekijk ook eens de pagina Declaratieverwerking op deze website of neem direct vrijblijvend contact met ons op voor een productdemo.

Let op!

Wanneer je gebruik wilt maken van declaratieverwerking met ImageCapture, zullen, naast het updaten van de software naar ImageCapture 9.2 (kosteloos onder een lopend onderhoudscontract of abonnement) , aanvullende Expense users en configuratiewerkzaamheden benodigd zijn, om volledig aan te sluiten op jouw ERP of financiële applicatie en jouw declaratieprocessen. Wij voorzien je graag van meer informatie of een offerte op maat!

Windows ondersteuning

Tot slot wordt, vanaf release 9.2, ook Windows 11 en Windows server 2022 ondersteund. 

Meer informatie of de update aanvragen?

Voor meer informatie over ImageCapture 9.2 kun je vrijblijvend contact met ons opnemen via info@scansys.nl of +31 (0)15 3102040

Ben je nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.