Weet jij eigenlijk wat er precies wordt uitgegeven in jouw bedrijf?

Geplaatst: 15 maart 2021

Herken je dat? Je wordt geconfronteerd met facturen waarop kosten zijn vermeld die je niet had voorzien? Kosten voor eigen organisatiegebruik worden vaak niet vooraf geregistreerd waardoor er geen actueel zicht is op de uitgaven. Die komen dus pas in beeld als de inkoopfactuur ontvangen is en dan is het al te laat om nog iets te wijzigen. Zeker in economisch uitdagende tijden is het belangrijk om de kosten van de organisatie goed te bewaken. Je wilt dan meer grip op wat er besteld wordt en bij wie. Maar het mag natuurlijk niet teveel tijd kosten! In dit artikel vertellen wij je meer over de mogelijkheden van een geautomatiseerd inkoopproces met inkoopmanagementsoftware, oftewel Purchase 2 Pay, om meer te kunnen sturen op je kosten.

Heb je er weleens over nagedacht om je inkoopproces te automatiseren?

Wanneer je meer grip wilt op de uitgaven en bestedingen in de organisatie, kun je je inkoopproces direct vanaf de aanvraag automatiseren. Gecombineerd met een geautomatiseerd verwerkingsproces van de inkoopfacturen noemen we dit ook wel Purchase 2 Pay. Het voordeel van een geautomatiseerd inkoopproces is dat je kunt werken met vooraf ingestelde budgetten en contracten, uitgave-mandaten per medewerker en autorisatieprocedures om het gehele proces van aanvraag tot ontvangst te kunnen beheren.
Zelfs je voorafgaande offerte-aanvraagtrajecten, om tot bestelling of contractvorming te komen, kun je met behulp van inkoopmanagementsoftware optimaal inrichten en opvolgen.

Van aanvraag tot betaling

Aanvragen
Hoe werkt inkoopmanagementsoftware in de praktijk? Stel dat iemand kantoorbenodigdheden wil bestellen; dan kan hij of zij hiervoor een digitale aanvraag plaatsen in het inkoopmanagementsysteem. Daarbij kan per aanvrager naar keuze een mandaat tot een bepaald bedrag worden ingesteld, of kan dit meteen leiden tot het aanmaken van een bestelling. Daarnaast is het mogelijk om de aanvraag te koppelen aan beschikbare budgetruimte. De aanvrager kan de kantoorbenodigdheden selecteren vanuit interne catalogi, een vrije aanvraag doen of via een directe koppeling met de webshop van de leveranciers. Zo kun je de aanvraag van je bestellingen dus laag in de organisatie beleggen, zonder dat je grip verliest op de uitgaven, en direct inzicht hebt in uitputting van budgetten.

Bestellen
De inkoopafdeling of de verantwoordelijke manager beoordeelt de aanvraag en keurt deze goed (of af), waarna de bestelling geplaatst kan worden. Een orderbevestiging wordt verstuurd met daarop het interne inkoop (po) nummer. De leverancier vermeldt dit po-nummer later op de facturen die betrekking hebben op deze bestelling. Door bestellingen te bundelen kunnen eventuele staffelkortingen worden benut of kan extra korting worden bedongen bij de leverancier.

Ontvangst en leveranciersbeoordeling
Wanneer de producten of diensten zijn geleverd wordt de ontvangst of prestatieverklaring direct vastgelegd in het inkoopmanagementsysteem. Hierbij kunnen ook  opmerkingen en een kwalificatie gemaakt worden over de kwaliteit van dienstverlening, een zogenaamde leveranciersbeoordeling. Deze beoordelingen worden hierbij vastgelegd op de leverancierskaart in het inkoopmanagementsysteem en zijn direct beschikbaar voor periodieke evaluaties en eventuele nieuwe aanbestedingen.

Inkoopfacturen matchen en boeken
In het inkoopmanagementsysteem staat de bestelling nu geregistreerd als ontvangen en in afwachting van de factuur. Zodra de inkoopfactuur is verzonden wordt deze automatisch ingelezen en gematcht met de bestellingen en ontvangsten in het inkoopmanagementsysteem. ImageCapture integreert hierbij zowel met de bestel- en ontvangstgegevens in het inkoopmanagementsysteem als met de boekhoudingssoftware en maakt hierbij real time gebruik van alle aanwezige gegevens om de facturen automatisch te matchen, boeken en waar mogelijk automatisch te fiatteren.

Digitale goedkeuring of systeemakkoord
Facturen die niet 100% matchen met de bestelling en ontvangst, worden na het aanmaken van de boeking direct doorgeleid voor digitale goedkeuring met ImageCapture Workflow. Facturen, waar geen sprake is van een voorafgaande bestelling of verplichting, kunnen na boeking uiteraard ook digitaal worden gefiatteerd met ImageCapture Workflow.

Met de functie Systeemakkoord in ImageCapture kunnen boekingen waarvan de facturen wel 100% matchen, direct worden vrijgegeven voor betaling. Kostbare tijd wordt op deze manier bespaart op de controle en boeking van je inkoopfacturen. Je resultaat, balansposities, openstaande postenlijsten en boekingen voor BTW-aangiftes zijn dus altijd actueel en je hoeft dus niet te wachten tot de factuur is goedgekeurd. Omdat je je je inkoopfacturen op deze manier heel snel betaalbaar stelt, creëer je een sterke onderhandelingspositie bij je leverancier, bijvoorbeeld om betalingskortingen te bedingen. En belangrijker nog, je hebt grip op je uitgaven en te allen tijde inzicht in de actuele uitgaven en te verwachten kosten.

Audit trail informatie en digitaal archief
Alle audit trail informatie en de documenten die vrijkomen in het proces van aanvraag tot en met betaling van de inkoopfacturen, worden opgeslagen in de inkoopmanagement-applicatie en het digitaal archief in ImageCapture. Optioneel kan informatie over het verwerkingsproces via reporting-functionaliteit volledig  worden ontsloten.

Contractmanagement en offertebeheer
Ook je offerte-aanvraagtrajecten en contracten kun je beheren vanuit je inkoopmanagementsoftware. Je offerte-aanvragen kun je zo eenvoudig monitoren op voortgang, communicatie met (potentiële) leveranciers, ontvangen aanbiedingen en interne opvolging. Met contractmanagement heb je in één oogopslag overzicht over alle lopende contracten en voorkom je stilzwijgende verlengingen van contracten die moeten worden opgezegd.

 

Ook ontdekken of purchase 2 pay in koppeling met ImageCApture iets voor jou is?

Op dit moment heeft ImageCapture standaardkoppelingen beschikbaar met inkoopmanagementsoftware Shopper voor gebruikers met Exact Globe en Exact Financials als financieel boekhoudsysteem. Het aantal koppelingen met Shopper, ImageCapture en financiële systemen wordt telkens verder uitgebreid. Informeer bij ons naar de mogelijkheden voor een koppeling met jouw applicatie!

Meer informatie over het geautomatiseerde inkoopproces met Shopper en ImageCapture vind je op onze webpagina: Inkoopmanagement met Shopper. Je mag uiteraard ook altijd contact met ons opnemen voor een product demo of meer informatie.