ImageCapture voor industrie en handelsbedrijven

Voor bedrijven in de industrie en handel is het van groot belang dat de logistieke processen volledig “in control” zijn. Een optimaal voorraadbeheer, een efficiënt assemblageproces en een gestroomlijnd distributiekanaal zijn voorwaarden voor een succesvolle onderneming. Op de inkoopadministraties gaat veel tijd zitten in de controle van aantallen, verschillen tussen bestelling en levering en kortingen op de inkooporder gerelateerde facturen. Het verwerkingsproces is daarnaast ook erg foutgevoelig: Een typefout of een rekenfout is snel gemaakt, met (te) laat betalen en het mislopen van betalingskortingen als gevolg.

ImageCapture biedt een aantal slimme toepassingen die met name in deze branche een groot verschil kunnen maken op het gebied van efficiency, tijd- en kostenbesparing en gebruiksgemak voor de inkoopadministratie.

Inkooporders, pakbonnen, leverbewijzen en overige documenten

Wanneer er vragen zijn over een levering of een factuur dan wilt u deze documenten kunnen inzien en misschien wel digitaal verzenden aan de leverancier. Door de documenten met ImageCapture te scannen en te koppelen aan de inkoopboeking, beheert u alle relevante informatie op één plaats, namelijk in uw boekhoudprogramma. Er is dus ook geen noodzaak meer om al deze documenten in een papierenarchief op te slaan waar ze ruimte in beslag nemen en waarvan het opzoeken een tijdrovende klus is. Met één druk op de knop haalt u het digitale document op en kunt u het raadplegen of doorzenden.

Inkooporder gerelateerde facturen

De meeste organisaties in de industrie en handel maken gebruik van een aparte module in hun financiële applicatie voor het beheren van de voorraad. Vanuit deze module worden inkooporders of bestellingen aangemaakt en ontvangsten worden hier geregistreerd. Wanneer de bijbehorende inkoopfactuur binnenkomt, dient er een controle plaats te vinden op de ontvangsten of bestellingen en de factuur. ImageCapture kan zodanig worden ingericht dat de controle op ontvangsten of bestellingen volledig automatisch verloopt. Dit kan door het factuurbedrag op kopniveau te vergelijken met het bedrag van de bestelling, maar de herkenning en intelligentie van de software gaat zover dat dit ook mogelijk is op regelniveau. Afhankelijk van de artikel informatie die in het achterliggende systeem is vastgelegd, kan op basis van artikelen, aantallen of prijzen een match of confrontatie plaatsvinden tussen de bestelling of ontvangst en de inkoopfactuur. Een verschil wordt hierdoor direct opgemerkt. Op dat moment kan er vanuit ImageCapture een mail met de factuur als bijlage worden verzonden aan de verantwoordelijke met een vraag of opmerking. Als de factuur volledig matcht met de achterliggende bestelling of ontvangst dan kunt u er zelfs voor kiezen om de factuur zonder verdere controle direct te laten boeken in uw boekhouding. U kunt zich wel voorstellen wat dit aan tijdswinst kan opleveren!

Kostenfacturen

Uiteraard kunt u met dezelfde handeling ook uw kostenfacturen geautomatiseerd verwerken. ImageCapture leest de facturen free form uit op alle relevante factuurgegevens zoals factuurbedragen, factuurnummer en factuurdatum. Vervolgens wordt de factuur gekoppeld aan de juiste crediteur in uw administratie waarna een automatisch boekingsvoorstel wordt gegenereerd. Ook de digitale fiattering van uw facturen kunt u in ImageCapture onderbrengen. Daarnaast sluit de software naadloos aan op workflow fiatteringsoplossingen zoals Exact Synergy of AFAS Insite.

Meer informatie over het digitaal verwerken van facturen vindt u op onze pagina Factuurverwerking.