Van der Veen & Kromhout registeraccountants en belastingadviseurs

 

Foto pand Gorredijk

 

Sinds een aantal jaren maakt Van der Veen & Kromhout registeraccountants en belastingadviseurs gebruik van de ImageCapture software voor het geautomatiseerd verwerken van de door klanten aangeleverde facturen en kasbonnen. Het financiële pakket waarmee de klantadministraties verwerkt worden is Twinfield. Ook de financiële administratie van het kantoor maakt gebruik van ImageCapture, gekoppeld aan Innolan Alure.

Want, aldus Rolf Rudolphy, register accountant, register IT-auditor (RE) en manager ICT,

Als wij tegen onze klanten zeggen dat een scan en herken oplossing zo’n goed idee is, dan moet je zelf als organisatie ook die stap zetten, dus dat hebben wij gedaan.

De hoogste tijd om kennis te maken met dit Friese accountantskantoor. Contactpersonen Rolf Rudolphy en Stefan Helder (assistent accountant) vertellen over de organisatie, de dienstverlening en het gebruik van ImageCapture.

Van der Veen & Kromhout

Van der Veen & Kromhout bestaat uit 130 medewerkers en heeft 3 vestigingen in Friesland van waaruit zij meer dan 3000 klanten bedienen. Het accountantskantoor biedt een uitgebreid pakket aan diensten zoals het geven van belasting- en bedrijfsadviezen, het verzorgen van boekhouding en salarisadministratie, het controleren en samenstellen van jaarrapporten, bedrijfswaardering & overnames en automatiseringsadvies. Kortom, een allround concept om de ondernemer van nu zo goed en compleet mogelijk te ondersteunen en ontzorgen. 

Stefan Helder:

Wij proberen de ondernemer 24/7 te informeren hoe het met zijn bedrijf gaat, met name over de financiële kant, en hem hierin te ondersteunen. De dienstverlening verschilt per klant maar wordt in alle gevallen gekenmerkt door de bereidheid om altijd voor de klant klaar te staan.

Door het aanbieden van online diensten vervult het kantoor een behoefte van klanten die overdag het ondernemerschap beoefenen en buiten kantooruren tijd hebben voor de boekhouding. Ook het persoonlijk contact met de klanten speelt een belangrijke rol in de dienstverlening. Daarnaast kent het kantoor flexibele werktijden waardoor zij dagelijks zo optimaal mogelijk bereikbaar zijn voor hun klanten.

Klanten en dienstverlening

Van der Veen & Kromhout heeft een gevarieerde klantenkring waaronder een aantal grote bedrijven in de automotive en transport branche, controleplichtige organisaties, en bedrijven in de agrarische-, logistieke- en medische sector. Voor ieder van deze bedrijven bieden zij een uitgebreid pakket van diensten en specialismen. Een van de producten die het kantoor haar klanten aanbiedt is Boekhout van Kromhout. Dit is een pakket van online diensten die door de eindgebruiker flexibel kan worden samengesteld. Zo behoort het automatisch verwerken van bankafschriften in Twinfield tot de mogelijkheden, biedt Boekhout van Kromhout een uitgebreid dashboard voor management rapportages en koppelt het aan de salarisadministratie van de klant. Voor de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, en de digitalisering van kasbonnen wordt de ImageCapture software aangeboden als onderdeel van de online diensten binnen het Boekhout van Kromhout concept. Beveiliging is een belangrijk speerpunt voor het kantoor. Zo wordt er voor het inloggen op de klantenportal gebruik gemaakt van een tweeweg authenticatie waarbij de klant na het inloggen een sms ontvangt met een toegangscode. Veiligheid en bescherming van de klantgegevens staan hoog in het vaandel, gevolgd door gebruiksvriendelijkheid voor de klant.

Het kiezen van de juiste oplossing

De keuze voor een scan en herken oplossing was niet licht gemaakt.

Rolf Rudolphy vertelt:

Continuïteit was en is voor ons erg belangrijk. Er zijn ook een aantal online aanbieders van scan en herken diensten, maar van deze bedrijven is de continuïteit lang niet altijd een zekerheid. Als zo’n aanbieder van de een op andere dag omvalt, zijn de gegevens van onze klanten niet meer beschikbaar. Wij hebben om deze reden ook bewust gekozen voor een on-premise product van een betrouwbare aanbieder. Ik ben niet bang om mijn gegevens in the cloud te zetten, wij werken immers ook met Twinfield. Het is alleen een wezenlijk verschil wanneer je te maken hebt met een of andere internet start-up of een partij die al langere tijd in deze markt beweegt.

Daarnaast was er de overweging van het kostenplaatje versus de gewenste functionaliteit en de verwachtte aantallen. Na alle afwegingen te hebben gemaakt is de keuze uiteindelijk gevallen op ImageCapture van Scan Sys.

De ervaring met Scan Sys

Scan Sys bleek vanaf het eerste moment een geschikte match. Al tijdens de presentatie van Maarten (red. Maarten Terlingen, directeur-eigenaar van Scan Sys) bleek dat beide partijen het enthousiasme delen en dezelfde visie hebben op het automatiseren van administratieve verwerkingsprocessen en de vormen van dienstverlening die hierbij mogelijk zijn. Dit beeld heeft zich bestendigd tijdens de implementatie van ImageCapture waarbij de software zo optimaal mogelijk is ingericht voor het verwerken van (inmiddels tussen de 400 en 500) klantadministraties en een twintigtal zelfboekende klanten. Deze laatste groep maakt gebruik van de ImageCapture Web client als onderdeel van het Boekhout van Kromhout concept. 

Rolf Rudolphy:

Wij hebben een prettige en goede samenwerking gehad met de accountmanager en consultants van Scan Sys. Niet alleen op het gebied van advisering maar ook in de uitvoering.

De voordelen van ImageCapture

Wanneer er wordt gekeken naar de voordelen van ImageCapture voor het kantoor is het antwoord eenvoudig: 

De verwerking van onze administraties verloopt veel efficiënter. Daarnaast heeft het aanbieden van deze dienstverlening ons de mogelijkheid gegeven nieuwe markten aan te boren. Ook zijn wij enorm flexibel in het aanbieden van diensten, onder andere door een optimaal functionerende infrastructuur,

aldus beide heren.