De Kok Bouwgroep

De Kok Bouwgroep is een innovatieve en mensgerichte organisatie waarvan de roots en maatschappelijke betrokkenheid in Zuid-Nederland, en met name in Brabant en Zeeland liggen. Hier wonen en werken ook het grootste deel van de ruim 135 medewerkers die het bedrijf telt. De onderneming heeft in totaal 4 vestigingen en levert alle denkbare diensten die aan de bouw gerelateerd zijn. Van complete bouwprojecten voor vastgoedondernemers, onderwijsinstellingen of zorginstellingen tot aan onderhoud en renovatie van bestaande objecten. De organisatie opereert volgens het Lean principe waarbij meer waarde en minder verspilling de kerngedachte is. Alle processen dienen maximaal bij te dragen aan waarde en zo min mogelijk verspilling (faalkosten) te bevatten. Lean is een mensgerichte filosofie die de mensen op de werkvloer – waar de waarde gecreëerd wordt – centraal stelt en hen onderdeel maakt van het proces van continue verbetering. Het eindresultaat moet zijn: Faalkostenreductie, snellere doorlooptijden en verhoging van kwaliteit. In de samenwerking met onderaannemers, leveranciers en klanten komt deze filosofie ook heel duidelijk terug.

Als bouwbedrijf zijn wij innovatief en lopen wij voorop bij het bieden van maatwerkoplossingen aan onze opdrachtgevers. Voor het plannen van een bouwproject hanteren wij de LEAN methodiek waarbij alle betrokkenen bij elkaar komen en er wordt geluisterd naar ieders inbreng. Het grote voordeel is dat je met deze methodiek gebruik maakt van de ervaring die onze onderaannemers in de praktijk hebben opgedaan. Wij noemen onze onderaannemers dan ook bouwspecialisten, juist zij weten als geen ander hoe hun discipline het beste kan worden geengineerd en uitgevoerd. Het zijn met recht onze co-makers.

De vooruitstrevendheid van de organisatie vinden we niet alleen terug in de filosofie maar ook in de toepassing van technologie bij de uitvoering van projecten. Daarnaast is het kenmerkend voor de interne bedrijfsprocessen van De Kok Bouwgroep, die steeds verder geautomatiseerd worden. Zo streeft de organisatie, naast de geautomatiseerde factuurverwerking en autorisatie, ook naar een volledige digitalisering van opdrachtbonnen (via de iPad) voor de service afdeling en de digitalisering van alle inkomende post. 

Het is een proces der geleidelijkheid, stap voor stap worden de processen verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd. We gaan hierin steeds verder.

De keuze voor een scan oplossing

Jaarlijks worden er 20.000 facturen verwerkt op de verschillende vestigingen van De Kok Bouwgroep. Tot voor kort werden deze allemaal handmatig geboekt en in papieren vorm rondgestuurd naar verschillende medewerkers en vestigingen. Facturen raakten hierdoor zoek en de verwerking en betaling liep veel vertraging op. Ook het papieren archief groeide gestaag. Voor een projectgestuurde organisatie als De Kok Bouwgroep is de actuele inzage in projectkosten van het grootste belang om tijdig te kunnen signaleren en voorkomen dat budgetten worden overschreden. 

Met name de verspreiding van de facturen van bureau naar bureau en zelfs per post naar andere vestigingen kostte heel veel tijd en de nodige frustratie. Daarnaast werden de facturen in een map in het archief opgeborgen en kost het veel tijd om ze op te zoeken. Ook liepen we het risico dat de factuur verkeerd zou worden opgeborgen waardoor hij niet meer terug te vinden is.

ImageCapture bij De Kok Bouwgroep

In 2014 kwam Scan Sys op de markt met de eerste gecertificeerde koppeling naar Exact AEC ( red. en sleepte hiermee de Innovation Award van Exact in de wacht). De koppeling maakt het mogelijk om facturen in ImageCapture geautomatiseerd te verwerken en boeken in Exact AEC. Naar keuze kunnen de facturen vervolgens in Exact AEC of via Exact Synergy ook digitaal gefiatteerd worden. Als achterliggende financiële applicatie maakt De Kok Bouwgroep gebruik van Exact Globe. Nadat ImageCapture de boeking heeft aangemaakt in Exact AEC wordt deze gesynchroniseerd naar Exact Globe. De digitale factuur wordt niet alleen als bijlage gekoppeld in Exact AEC, maar ook in Exact Globe.

Wij hebben tijdens onze zoektocht naar een scan en herken oplossing ook gekeken naar andere aanbieders maar die waren beperkt in de mogelijkheden. Wij hebben juist voor ImageCapture gekozen vanwege de verschillende mogelijkheden, niet alleen voor de factuurverwerking maar ook de verwerking van andere documenten. Daarnaast werd Scan Sys door verschillende partijen in één adem genoemd met Exact, dat geeft vertrouwen.

ImageCapture wordt dagelijks gebruikt op de projectadministratie van drie vestigingen. 95% van de inkomende facturen zijn projectgerelateerde facturen, de overige zijn AK (Algemene Kosten) facturen. Met name vanuit de ijzerwarenhandel, bouwmaterialenhandel en de houthandel komen veel facturen binnen. Deze worden allemaal automatisch uitgelezen en gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact. Een groot voordeel van factuurverwerking met ImageCapture is de mogelijkheid tot het kunnen verwerken van de zogenaamde S@les in de bouw facturen. S@les in de bouw is een onafhankelijke standaard voor elektronische informatie uitwisseling in de bouw. In de toekomst zal dit formaat meer en meer worden gebruikt voor facturatie in deze branche. 

Door een speciaal veld in ImageCapture voor de bewakingscode, kunnen wij met hetzelfde gemak ook S@les in de bouw facturen verwerken. Dit is op onze suggestie opgepakt door Scan Sys en ingebouwd in de software. Hierdoor kunnen wij al onze facturen in één systeem verwerken en hoeft er achteraf geen handmatige verrijking van de factuur in Exact plaats te vinden.

Wat heeft het opgeleverd?

In het begin was het werken met ImageCapture wel even wennen. Medewerkers waren gewend om de papieren facturen te voorzien van een krabbel of een opmerking. In ImageCapture gebeurt dit digitaal in het opmerkingenveld. Inmiddels is iedereen er aan gewend en zijn onze medewerkers er heel tevreden mee. Zij zien de voordelen van het digitale document ten opzichte van het steeds moeten zoeken in mappen naar de papieren documenten. Je klikt iets aan en je hebt het document gelijk tot je beschikking. Ook besparen we veel tijd door de documenten digitaal te versturen aan de medewerkers. Het werken met ImageCapture is met name een grote efficiency slag geweest voor onze organisatie.

Ervaring met Scan Sys

Onze ervaringen met Scan Sys zijn erg positief, ze denken met ons mee en bieden snel oplossingen. Ze zijn open in de communicatie. Ik ken Scan Sys als een partij met begrip voor de wensen van de klant, die dit dan vervolgens ook beetpakt en hier invulling aan geeft. Het feit dat zij één op één samenwerken met Exact maakt Scan Sys een logische keuze voor Exact gebruikers. De medewerkers van Scan Sys zijn bereidwillig en toegankelijk. Ook durft Scan Sys buiten de standaardpaden te treden waardoor je de meest optimale oplossing ontwikkelt voor de opdrachtgever. Uiteindelijk een win-win situatie.

Aldus de drie heren: Ir. Hans Timmermans, Technisch Directeur, Thommie Aarden, ICT Manager en Alexander Clemens, Hoofd Administratie bij De Kok Bouwgroep.