Inkoopordermatching

Inkooporderbevestigingen
Home » Oplossingen » Inkoopordermatching

Handelsbedrijven en inkooporder-gestuurde organisaties die regelmatig bestellingen plaatsen, worden bij het verwerken en matchen van facturen vaak geconfronteerd met onverwachte prijsverschillen of nakomende kosten. Dit levert als gevolg een tijdrovend matching proces op met een noodzaak tot het afboeken van onverwachte kosten en voorraadwaarde debitering. Waardoor deze bij het boeken van de ontvangsten niet aansluit op de later te verwerken factuur.

Door leveranciers ter bevestiging van uw inkooporders een inkooporderbevestiging te laten toezenden, kan dit risico worden geminimaliseerd. De inkooporderbevestiging wordt gecontroleerd en vergeleken met de bestelling in de administratie op aantallen, prijzen en leverdatum. Het verwerken van de inkooporderbevestiging en het handmatig aanpassen van de eerder geplaatste bestelling is echter wel een tijdrovend proces dat veel aandacht vraagt van de medewerkers op uw administratie. De ontvangen inkooporderbevestiging wordt (fysiek) bewaard ter verificatie van de later te ontvangen leveranciersfactuur. Het terugvinden van het juiste document kan hierdoor veel kostbare tijd in beslag nemen.

Inkoopordermatching met ImageCapture for Invoices en Documents

Door inkoopordermatching met ImageCapture software, bespaart u kostbare tijd en voorkomt u fouten die bij handmatige controle en archivering van de documenten kan ontstaan. ImageCapture leest de ontvangen bevestigingen automatisch in, uit hiertoe ingerichte mailboxen. Daarbij koppelt de software de documenten automatisch aan de juiste crediteur en inkooporder, vergelijkt de bevestigde ordergegevens op kop- en regelniveau met de inkooporder in uw administratie en signaleert direct eventuele verschillen. Na akkoordbevinding kunnen bevestigde prijzen meteen worden aangepast en kan bevestigde leverdata worden verwerkt in de openstaande inkooporder. Bij onacceptabele afwijkingen kan de bevestiging worden opgenomen in een workflowproces, bijvoorbeeld ter navraag bij de leverancier. De inkooporderbevestiging, wordt als bijlage-document gekoppeld aan de inkooporder en is daarmee bij het verwerken van de factuur ook direct opvraagbaar.

Wanneer de goederenontvangsten plaatsvinden, worden deze direct gedebiteerd tegen de juiste waarde, waar later de factuur op verwacht mag worden. De automatische verwerking en matching van de corresponderende factuur, kan hierdoor ook veel efficiënter verlopen.

Op onze koppelingen pagina vindt u een overzicht van al onze beschikbare koppelingen. Staat uw applicatie hier niet tussen? Scan Sys ontwikkelt continu nieuwe standaardkoppelingen met ERP en financiële applicaties. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Geautomatiseerd proces met imagecapture.

Inkoopordermatching proces met imagecapture.

Vraag informatie aan Bekijk beschikbare koppelingen

De voordelen van inkoopordermatching met ImageCapture

  • Geen fouten meer die bij handmatig verwerken ontstaan
  •  Veel snellere verwerking en matching van inkooporderbevestigingen met directe signalering van verschillen op artikelen, prijzen en bijkomende gegevens
  • Na acceptatie, direct bijwerken en verrijken van de openstaande inkoopporder
  • Koppeling met workflow
  • Inkooporderbevestigingen opvraagbaar vanuit de inkooporder en bij het verwerken van de factuur
  • Debitering van goederenontvangsten tegen de juiste, later te verwachten factuurwaarde
  • Actueel inzage in te verwachten leverdata

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten
Cookie instellingen