Inkoopordermatching

Automatische controle van inkooporderbevestigingen
Home » Oplossingen » Inkoopordermatching

Organisaties die regelmatig bestellingen plaatsen, worden bij het verwerken en matchen van de inkoopfacturen vaak geconfronteerd met onverwachte prijsverschillen of nakomende kosten. Met als gevolg een tijdrovend controleproces waarbij de onverwachte kosten worden afgeboekt of de voorraadwaarde wordt gedebiteerd. Door een inkooporderbevestiging te laten toezenden, kan dit risico worden geminimaliseerd.

De inkooporderbevestiging kan gecontroleerd worden met de bestelling, onder andere op aantallen, prijzen en leverdata. Het verwerken van deze inkooporderbevestiging en het corrigeren van de eerder geplaatste bestelling is echter wel een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Automatische controle van je inkooporderbevestigingen

Door je inkooporderbevestigingen automatisch te laten matchen in onze software, ImageCapture, bespaar je kostbare tijd en voorkom je fouten die bij handmatige controle (en archivering) kunnen ontstaan. ImageCapture leest de ontvangen bevestigingen automatisch in uit daarvoor bestemde e-mailboxen. Daarbij koppelt de software de documenten automatisch aan de juiste crediteur en inkooporder, vergelijkt de bevestigde ordergegevens op kop- en regelniveau met de inkooporder in jouw administratie en signaleert direct eventuele verschillen. Na akkoordbevinding kunnen de door de leverancier bevestigde prijzen meteen worden aangepast en kan bevestigde leverdata worden verwerkt in de openstaande inkooporder. Bij onacceptabele afwijkingen kan de bevestiging worden opgenomen in een workflowproces, bijvoorbeeld ter navraag bij de leverancier. De inkooporderbevestiging, wordt als bijlage-document gekoppeld aan de inkooporder en is daarmee bij het verwerken van de factuur ook direct beschikbaar.

Wanneer de levering plaatsvindt, worden de ontvangsten direct gedebiteerd tegen de juiste factuurwaarde. De automatische verwerking en matching van de corresponderende factuur, kan hierdoor ook veel efficiënter verlopen.

Op onze koppelingen pagina vind je een overzicht van al onze beschikbare koppelingen. Staat jouw applicatie hier niet tussen? Scan Sys ontwikkelt continu nieuwe standaardkoppelingen met ERP en financiële applicaties. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Geautomatiseerd proces met imagecapture.

Inkoopordermatching proces met imagecapture.

Vraag informatie aan Bekijk beschikbare koppelingen

De voordelen van inkoopordermatching met ImageCapture

  • Geen fouten meer die bij handmatig verwerken ontstaan
  •  Veel snellere controle van inkooporderbevestigingen
  • Directe signalering van verschillen op artikelen, prijzen en overige gegevens
  • Koppeling met workflow
  • Inkooporderbevestigingen digitaal opvraagbaar vanuit de inkooporder en bij het verwerken van de factuur
  • Debitering van goederenontvangsten tegen de juiste, later te verwachten factuurwaarde
  • Actuele leverdata

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten
Cookie instellingen