Geautomatiseerde factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ en ImageCapture for Invoices

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Reflecta XL-ENZ. De software automatiseert het volledige proces van herkennen, boeken en archiveren van uw inkoopfacturen. ImageCapture integreert volledig met de software van Reflecta en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in XL-ENZ!  Door de integratie van ImageCapture met XL-ENZ is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. 

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met Reflecta XL-ENZ
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit XL-ENZ

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Reflecta XL-ENZ worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ -> identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in XL-ENZ, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar ook de gegevens in twaalf andere talen. Dit aantal wordt continu verder uitgebreid. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd, worden automatisch verwerkt zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).

Factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit XL-ENZ, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen en allocatie codes ondersteund die bij het boeken van facturen in XL-ENZ worden gebruikt. Bij het boeken van goederenfacturen kan deze verbijzondering op regel meteen worden meegegeven. Deze functionaliteit is per crediteur instelbaar.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ -> boeken

ImageCapture exporteert de verwerkte factuur en het gekoppelde document direct na verwerking, waarna de boekingsgegevens in Reflecta XL-ENZ ingelezen kunnen worden via de XL-ENZ importmodule. Het digitale document is direct vanuit de boeking in XL-ENZ opvraagbaar.

 

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina Workflow met Reflecta XL-ENZ

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten