Reflecta XL-ENZ

Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met Reflecta XL-ENZ

 

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen in Reflecta XL-ENZ. ImageCapture integreert volledig met de software van Reflecta en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in XL-ENZ! 

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture op een rij

 

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met Reflecta XL-ENZ
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit XL-ENZ

 

 

 

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Reflecta XL-ENZ worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

 

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in XL-ENZ, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar ook de gegevens in twaalf andere talen. Dit aantal wordt continu verder uitgebreid. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd, worden automatisch verwerkt zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).

 

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit XL-ENZ, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen en allocatie codes ondersteund die bij het boeken van facturen in XL-ENZ worden gebruikt. Bij het boeken van goederenfacturen kan deze verbijzondering op regel meteen worden meegegeven. Deze functionaliteit is per crediteur instelbaar.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

 

Factuurverwerking, boeken

ImageCapture exporteert de verwerkte factuur en het gekoppelde document direct na verwerking, waarna de boekingsgegevens in Reflecta XL-ENZ ingelezen kunnen worden via de XL-ENZ importmodule. Het digitale document is direct vanuit de boeking in XL-ENZ opvraagbaar.

Top