Pakbonverwerking met SAP Business One en ImageCapture

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor factuur- en pakbonverwerking met SAP Business One. Hierbij integreert de software volledig met SAP Business One en maakt bij het verwerken van de documenten direct gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor benodigd is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in SAP Business One.

Het geautomatiseerd verwerken van pakbonnen

Pakbonnen worden meegeleverd bij de ontvangst van bestelde goederen. Op de pakbon worden aantallen en artikelen vermeld en op basis van deze gegevens kunnen goederen ontvangsten geregistreerd worden in de administratie. De pakbon wordt vervolgens bewaard in een fysiek archief zodat deze geraadpleegd kan worden als de inkoopfactuur ontvangen is. Bij handelsbedrijven komen soms wel duizenden pakbonnen per jaar binnen. De handmatige verwerking hiervan neemt veel kostbare tijd en archiefruimte in beslag.

Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of te importeren uit de mail, worden de documenten op kopniveau automatisch gekoppeld aan uw bestelling in SAP Business One, waarna de orderregel-gegevens direct worden opgehaald uit SAP Business One. Dit is zowel van toepassing op pakbonnen gerelateerd aan een eerder geplaatste bestelling, als pakbonnen die gerelateerd zijn aan een reeds geboekte factuur (in geval van drop shipment).

Fig. 1 De pakbon is ingelezen in ImageCapture

Hierna kunt u direct vanaf het scherm de ontvangsten per regel verwerken en verrijken met aanvullende gegevens. Vervolgens worden de ontvangsten per order in SAP Business One verwerkt. Pakbonnen waarbij het inlezen op regelniveau mogelijk is, kunnen ook gematcht worden op artikelcode en geleverde aantallen. Hierbij worden de externe artikelcodes gematcht op de artikelstamkaart in SAP Business One. Het digitale document wordt direct gekoppeld aan de ontvangstregistratie in SAP Business One zodat deze snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.

Fig. 2 De ontvangst is geregistreerd in SAP Business One met de digitale pakbon als bijlage

 

De voordelen van geautomatiseerde pakbonverwerking

  • Snellere verwerking van pakbonnen tot ontvangstregistraties
  • Minder fouten dan bij handmatige invoer van data
  • Matching op artikelcodes, verwerking van aantallen
  • Geschikt voor pakbonnen gerelateerd aan bestellingen en pakbonnen van toepassing op geboekte facturen (in het geval van drop shipments) 
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit de bestelling en ontvangst in SAP Business One
  • Volledige integratie met SAP Business One

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten