ImageCapture Workflow met Reflecta XL-ENZ

 

ImageCapture Workflow met Reflecta XL-ENZ is specifiek ontwikkeld voor de digitale fiattering van uw facturen als onderdeel van het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces. De software integreert naadloos met uw XL-ENZ administratie waardoor niet alleen de automatische herkenning, boeking en registratie van uw facturen, maar ook het goedkeuringsproces volledig geautomatiseerd verloopt. De uitgebreide workflow functionaliteit van ImageCapture zorgt er voor dat ook de afhandeling van afwijkende facturen correct verloopt, conform fiscale regelgeving. Het digitale archief geeft direct inzage in de status van uw facturen waarbij, middels rapportagetools, waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden.

 

Digitale fiattering met archief in ImageCapture

Facturen worden in ImageCapture herkend en automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Reflecta XL-ENZ. Factuurdata wordt uitgelezen of overgenomen uit UBL-berichten en op basis van de aanwezige data in Reflecta XL-ENZ wordt een automatisch boekingsvoorstel gegenereerd. Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client.
Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle boekingsinformatie per factuur zichtbaar, en wordt aangegeven of het een logistieke boekingsregel betreft. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen. Na de finale goedkeuring, wordt de boeking vrijgegeven voor import en verwerking in Reflecta XL-ENZ via de Reflecta import module.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking in Reflecta XL-ENZ.

 

De voordelen van digitale fiattering in ImageCapture

  • Facturen worden razendsnel gerouteerd binnen de organisatie en raken niet meer zoek
  • Status van de facturen is altijd inzichtelijk
  • Procuratieschema’s instelbaar op basis van crediteur, administratie, soort factuur en diverse andere boekhoudkundige afhankelijkheden
  • Uitgebreide workflow functionaliteit zoals vragen uitzetten, delegeren en waarnemen
  • Fiscaal correcte afhandeling en routering van facturen met afwijkingen
  • Digitaal archief, documenten vanaf iedere gewenste locatie direct opvraagbaar
  • Toegang tot documenten in het archief dynamisch instelbaar op basis van boekingsgegevens
  • Uitgebreide managementrapportage-mogelijkheden icm digitaal archief
  • Volledige integratie met Reflecta XL-ENZ

 

Factuurverwerking met ImageCapture en Reflecta XL-ENZ

De digitale fiattering van facturen maakt onderdeel uit van het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces in ImageCapture. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van uw inkoopfacturen naar Reflecta XL-ENZ. Meer informatie over digitale factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ en ImageCapture vindt u op onze landingpage Geautomatiseerde factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ en ImageCapture.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten