Geautomatiseerde verkooporderverwerking, ImageCapture for Flexible Forms met Exact Globe

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, verkoopfacturen, verkooporders, pakbonnen en overige documenten zoals post en formulieren in Exact Globe en Synergy. ImageCapture integreert volledig met Exact en maakt bij het verwerken van uw documenten direct gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Exact. Bij gebruik van documentbeheer en workflow met Exact Synergy sluit de software naadloos op dit proces aan.

 

Het geautomatiseerd verwerken van verkooporders

Handelsorganisaties die veel zaken doen met vaste klanten hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig inkooporders in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als verkooporder in Exact Globe. Deze verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het verwerken van de inkoopopdrachten, het controleren op prijsafspraken, en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie. De ontvangen inkooporders worden bewaard om te kunnen overleggen op het moment dat er vragen ontstaan over de verzonden verkoopfactuur. Ook het terugvinden van de juiste inkoopopdracht is soms een tijdrovende bezigheid.

ImageCapture automatiseert dit proces door de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever te scannen of te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in Exact en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in uw Exact Globe administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Ook volume kortingen worden hierin meegenomen.  Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte afspraken worden hierdoor direct zichtbaar. Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.

Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in Globe. Desgewenst stuurt ImageCapture uw klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatie bericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.

 

De voordelen van geautomatiseerde verkooporderverwerking

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van inkoopopdrachten
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met Exact
  • Koppeling met workflow
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Wijzigen en aanmaken van debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

 

Top