Geautomatiseerde factuurverwerking met Ultimo, Exact Globe en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Ultimo. ImageCapture integreert volledig met de combinatie van Ultimo en Exact Globe software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Ultimo software
  • Integratie met de meest gebruikte ERP en financiële systemen
  • Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau
    met
    automatisch boekingsvoorstel voor kostenfacturen en matching voorstel bij inkoopfacturen
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Verschillen in aantallen en prijzen direct aanpasbaar 
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

 

Het proces in ImageCapture

 

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> scannen of importeren

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit uw Ultimo en Exact Globe administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> controleren en matchen

Naast het direct boeken van kostenfacturen in Exact Globe, kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Ultimo. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van de geselecteerde inkoopordernummer(s), maar, afhankelijk van de factuur lay-out en de mate van stamdata in Ultimo, is het ook mogelijk, op regel niveau facturen op bestel en ontvangst informatie in Ultimo te matchen. Deze worden hierbij afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Bij het matchen van de factuur op de inkooporder uit Ultimo worden verschillen op gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen kan de boeking als geblokkeerde post worden aangemaakt, in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Ultimo, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Indien eerder bij de ontvangstboekingen in Ultimo ERP gescande pakbonnen zijn opgeslagen als bijlage documenten in Ultimo, is het mogelijk, deze documenten bij het verwerken van de factuur automatisch samen te voegen met de ingelezen factuur, waardoor de combinatie van factuur en Ultimo bijlage documenten als een compleet document via de ImageCapture workflow functionaliteit ter autorisatie kan worden aangeboden.

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in Exact Globe, desgewenst status geblokkeerd voor betaling, als bijlage document van de boeking in Exact Globe gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboek kaart. Aansluitend worden de in Exact Globe geboekte facturen direct in Ultimo verwerkt en afgeletterd op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatie document van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit Ultimo te raadplegen.

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina Workflow met Exact Globe.

Maakt u naast Ultimo ook gebruik van andere softwareapplicaties?

Scan Sys heeft meer dan 60 standaard koppelingen beschikbaar met financieel administratieve systemen. Op onze Koppelingen pagina vindt u een overzicht van alle reeds beschikbare koppelingen.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten