Geautomatiseerde factuurverwerking met Transpas Enterprise en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Transpas Enterprise. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, archiveren en fiatteren van uw kosten- en charterfacturen in Transpas. ImageCapture  integreert volledig met de Transpas software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Transpas. Uw charterfacturen worden automatisch gematcht op de in Transpas vastgelegde inkoopposities. Eventuele afwijkingen tussen de voorcalculatie en factuur kunnen hierdoor direct worden verwerkt in ImageCapture. De workflow functionaliteit van ImageCapture biedt u de mogelijkheid facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices het volledige verwerkingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture separaat verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier in Transpas Enterprise gelinkt. Meer informatie over de verwerking van uw transportdocumenten vindt u op onze oplossingspagina Vrachtbriefverwerking.

De voordelen van factuurverwerking met Transpas en ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geïntegreerde koppeling met Transpas Enterprise
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Matchen op inkoopposities in Transpas Enterprise
  • Verwerken van kosten- en charterfacturen en vrachtdocumenten
  • Workflow via ImageCapture

 

Scannen

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals bedrijf, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Transpas Enterprise administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in uw administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Mocht de crediteur nog niet aanwezig zijn in uw administratie dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

Herkennen

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Transpas Enterprise, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de kostenfactuur. Hierbij worden administratieve velden zoals transportopdrachten, rekeningen en BTW codes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan een brandstoffactuur die uit een groot aantal factuurregels kan bestaan.

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in Transpas. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het wijzigen van de inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en overige kosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Boeken

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Transpas Enterprise. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in Transpas.

Factuurverwerking, robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor charterfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de voorcalculatie in Transpas, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Fiatteren

Fiattering in ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking gedeblokkeerd in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

Top