Geautomatiseerde factuurverwerking met Plan & Go en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Plan & Go. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, archiveren en fiatteren van uw kosten- en charterfacturen in Plan & Go. ImageCapture integreert volledig met de software van Centric en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Plan & Go. Uw charterfacturen worden automatisch gematcht op de in Plan & Go vastgelegde inkoopposities. Eventuele afwijkingen tussen de voorcalculatie en factuur kunnen hierdoor direct worden verwerkt in ImageCapture. De workflow functionaliteit van ImageCapture biedt u de mogelijkheid facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices het volledige verwerkingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture separaat verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier in Plan & Go gelinkt. Meer informatie over de verwerking van uw transportdocumenten vindt u op onze oplossingspagina Vrachtbriefverwerking.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Plan & Go en ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geïntegreerde koppeling met Centric Plan & Go
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteurgegevens in ImageCapture
  • Matchen op inkoopposities in Plan & Go
  • Verwerken van kosten- en charterfacturen en vrachtdocumenten
  • Workflow via ImageCapture

 

 

Het proces in ImageCapture

Factuurverwerking met Centric Plan & Go -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals bedrijf, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Plan & Go administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig.
Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in uw administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. Mocht de crediteur nog niet aanwezig zijn in uw administratie dan kan deze gelijk vanuit ImageCapture worden aangemaakt of bijgewerkt.

Factuurverwerking met Centric Plan & Go -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Plan & Go, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de kostenfactuur. Hierbij worden administratieve velden zoals transportopdrachten, rekeningen en BTW codes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan een brandstoffactuur die uit een groot aantal factuurregels kan bestaan.
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in Plan & Go. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het wijzigen van de inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en overige kosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking met Centric Plan & Go -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Plan & Go. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in Plan & Go.

robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor charterfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de voorcalculatie in Plan & Go, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en automatisch een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op onze oplossingspagina Workflow & Archief.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten