Geautomatiseerde factuurverwerking met iONE ERP en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met iONE ERP, dé ERP software voor de meubelbranche. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van uw inkoopfacturen. ImageCapture for Invoices integreert volledig met de software van Colijn IT en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens, boekingslogica, bestellingen en ontvangsten uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in iONE ERP! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de digitale fiattering van uw inkoopfacturen worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in iONE ERP met het digitale document als bijlage.

De voordelen van factuurverwerking met iONE ERP en ImageCapture op een rij

  • Volledige integratie met IONE ERP / Uniliving
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Matching van inkooporder facturen op bestellingen en ontvangsten
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit iONE ERP
  • Digitale fiattering met ImageCapture Workflow
  • Digitaal archief in ImageCapture

 

 

 

Het proces in ImageCapture

 

FACTUURVERWERKING MET iONE ERP -> SCANNEN OF INLEZEN


Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit iONE ERP worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

FACTUURVERWERKING MET iONE ERP -> IDENTIFICEREN EN HERKENNEN

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in iONE ERP, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. ImageCapture herkent niet alleen Nederlandse factuurgegevens maar ook de gegevens in een groot aantal andere talen. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd kunnen automatisch verwerkt worden zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).

FACTUURVERWERKING MET iONE ERP -> CONTROLEREN EN CODEREN

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit iONE ERP, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen en de overige variabelen ondersteund.
Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

FACTUURVERWERKING MET iONE ERP -> CONTROLEREN EN MATCHEN

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder facturen direct worden gematched op openstaande bestellingen en ontvangsten in iONE ERP.

FACTUURVERWERKING MET iONE ERP -> BOEKEN EN ARCHIVEREN

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in iONE ERP. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in iONE ERP. Bij gebruik van digitale fiattering, worden de boekingen geblokkeerd voor betaling.

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina ImageCapture Workflow met iONE ERP.

Maakt u naast iONE ERP ook gebruik van andere softwareapplicaties?

Bezoek dan onze koppelingen pagina voor een overzicht van alle beschikbare applicatiekoppelingen in combinatie met ImageCapture software.

 

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten