Geautomatiseerde factuurverwerking met Glovia G2

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Glovia G2. De software automatiseert het verwerkingsproces van jouw inkoopfacturen in Glovia G2. ImageCapture integreert volledig met de software van Fujitsu en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Glovia G2. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Glovia G2.

 

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Glovia G2

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van facturen
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Glovia G2
  • Uitgebreide workflow in ImageCapture
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Factuurverwerking met Glovia G2 -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Glovia G2 administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is!

 

Coderen

Factuurverwerking met Glovia G2 -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Glovia G2, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, eenheden, grootboekrekeningen, verantwoordelijken en projectcodes ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Matchen

Factuurverwerking met Glovia G2 -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande ontvangsten in Glovia G2. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in Glovia G2 in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

 

Robotic accounting

 

 

 

 

 

 

 

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Glovia G2, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

Factuurverwerking met Glovia G2 -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Glovia G2. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiatteren

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Glovia G2 met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Glovia G2 zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Glovia G2.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten