Geautomatiseerde factuurverwerking met Freepack Backoffice en ImageCapture

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Freepack Backoffice, dé branche ERP software voor de Flexmarkt. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van uw inkoopfacturen. ImageCapture for Invoices integreert volledig met Freepack Backoffice en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van de stamgegevens en boekingslogica uit Freepack. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Freepack Backoffice! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de digitale fiattering van uw inkoopfacturen worden volledig geautoriseerde boekingen aangemaakt in Freepack Backoffice met het digitale document als bijlage.

De voordelen van factuurverwerking met Freepack Backoffice en ImageCapture op een rij

  • Volledige integratie met Freepack Backoffice
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning op factuur kop- en regelniveau
  • Automatisch boekingsvoorstel met directe codering op rekeningen, kostenplaatsen en andere gegevens
  • Digitale fiattering met ImageCapture Web of externe workflow applicatie
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit Freepack Backoffice en het digitale archief in ImageCapture

 

 

Het proces in ImageCapture

 

FACTUURVERWERKING MET FREEPACK BACKOFFICE -> SCANNEN OF INLEZEN

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Freepack Backoffice worden daartoe direct ingelezen.

FACTUURVERWERKING MET FREEPACK BACKOFFICE -> IDENTIFICEREN EN HERKENNEN

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Freepack Backoffice, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Factuurgegevens die in XML formaat worden aangeleverd, kunnen automatisch verwerkt worden zonder dat hier OCR herkenning voor nodig is.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren. ImageCapture herkent niet alleen de factuur- kopgegevens maar biedt ook de mogelijkheid van vergaande herkenning op factuurregelniveau (per crediteur instelbaar).

FACTUURVERWERKING MET FREEPACK BACKOFFICE -> CONTROLEREN EN CODEREN

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Freepack Backoffice, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden de relevante administratieve velden zoals grootboekrekeningen en kostenplaatsen uit Freepack volledig ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

FIATTERING IN IMAGECAPTURE

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten fiatteren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

FACTUURVERWERKING MET FREEPACK BACKOFFICE -> BOEKEN EN ARCHIVEREN

Nadat de facturen zijn geautoriseerd, worden de boekingen en het document mét audit trail in Freepack Backoffice ingelezen en als boeking met documentbijlage aangemaakt. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit Freepack Backoffice en in het ImageCapture archief.

 

Voor meer informatie over factuurverwerking met ImageCapture kunt u ook onze oplossingspagina Factuurverwerking bezoeken. 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten