Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online en ImageCapture

ImageCapture is gebruiksvriendelijke scan-en-herken software die het volledige proces van factuurverwerking met Exact Online software digitaliseert. ImageCapture integreert volledig met de Exact software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. De stamgegevens worden automatisch gedownload met instelbare frequenties. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in uw Exact boekhouding! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen en crediteur- of debiteurgegevens in Exact Online. Digitale fiattering van uw facturen vindt plaats in ImageCapture Web en bij facturen die een 100% match leveren met de bestellingen in Exact Online, maakt u gebruik van de handige robotfunctionaliteit waardoor facturen automatisch geboekt worden. 

De voordelen van factuurverwerking met Exact Online en ImageCapture op een rij

  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Matching van de factuur met openstaande inkooporders in Exact Online
  • Wijzigen en aanmaken van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Verwerken van verkoopfacturen, inkoopfacturen en diverse overige documenten
  • Digitale fiattering met ImageCapture Web client
  • Gecertificeerde koppeling met Exact software, volledige integratie met Exact Online
  • Geen handmatige fouten meer bij het boeken, veel snellere verwerking van facturen
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek

 

Factuurverwerking met Exact Online en ImageCapture

 

Scannen/importeren

Factuurverwerking met Exact Online -> scannen of importeren

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit uw Exact Online administratie.

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in Exact Online, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende Exact Online administratie nog niet aanwezig zijn dan kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt of bijgewerkt.

Factuurverwerking in Exact Online scannen of importeren

 

Herkennen

Factuurverwerking met Exact Online -> controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Online, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via de Exact Online web services te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden en kunnen grootboekrekeningen of kostenplaatsen via koppelingen met artikel-stambestanden automatisch worden ingevuld.

Factuurverwerking met Exact Online -> controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact Online. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Hierdoor worden bij het matchen van de inkooporder en de factuur verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen kan de boeking als geblokkeerde post worden aangemaakt, in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking in Exact Online herkennen

Boeken

Factuurverwerking met Exact Online -> boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Exact Online. De gescande documenten kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking.

Factuurverwerking in Exact Online boeken

Fiatteren

Fiattering met Exact Online-> ImageCapture Web

Nadat ImageCapture de factuur heeft uitgelezen en een automatisch boekingsvoorstel heeft gegenereerd kunt u aangeven door wie u de factuur wilt laten goedkeuren. ImageCapture stuurt een automatisch bericht naar de fiatteurs met de melding dat er facturen klaar staan ter goedkeuring. De aangewezen fiatteur opent zijn ImageCapture Web omgeving waar hij de facturen kan inzien, goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega en eventueel kan voorzien van een opmerking. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt de boeking aangemaakt in uw administratie. Het digitale document wordt automatisch verrijkt met een bijlage pagina waarop de volledige audit trail inclusief opmerkingen van de factuurfiattering te zien is.

* De functionaliteit van fiattering binnen ImageCapture wordt inmiddels toegevoegd aan een groot aantal van onze standaardkoppelingen. Fiattering in ImageCapture is vanaf versie 5.8 beschikbaar. Neem voor de mogelijkheden van digitale fiattering met ImageCapture voor uw administratie contact met ons op, wij informeren u graag!

Factuurverwerking met Exact Online -> robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor UBL facturen en de facturen van door u geselecteerde crediteuren waarvan facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Koppelingen met portals

Kantoren die hun cliënten al toegang geven tot ingevoerde mutaties en documenten via een klantenportaal, kunnen de gescande documenten ook ter raadpleging aanbieden. Ideaal, indien wanneer u in uw dienstverlening een stap verder wilt gaan bij het periodiek verstrekken van betaaladvieslijsten. Met ImageCapture for Invoices wordt geautomatiseerde factuurverwerking een aanvulling op de mogelijkheden en diensten die u momenteel uw cliënten al aanbiedt. Met portals zoals AFAS Outsite, Innolan X-Portal en Pinkweb Dossier Online biedt Scan Sys al standaardkoppelingen aan.

 

Support

Relaties van Scan Sys met een lopende onderhoudsovereenkomst kunnen tijdens kantooruren een beroep doen op onze supportafdeling voor telefonische en remote ondersteuning bij het gebruik van ImageCapture. Op onze landingspage support vindt u de contactinformatie van onze helpdesk.

Installatie

ImageCapture kan zowel op een werkstation als op een server geïnstalleerd worden. Bij installatie op een werkstation dient de SQL ook lokaal geïnstalleerd te zijn. Bij gebruik van ImageCapture op meer dan 1 werkplek dient de SQL database en de licentie op een server geïnstalleerd te worden. Een standaardimplementatie van ImageCapture in koppeling met Exact Online neemt 2-3 dagen in beslag. Neem voor de meest actuele systeemvereisten contact met ons op, wij kunnen u adviseren welke oplossing het beste aansluit bij uw huidige omgeving.

 

Top