ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Bouw7. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Exact Bouw7. ImageCapture integreert volledig met de Bouw7 software en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact Bouw7! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van de Bouw7 workflow voor de fiattering, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact Bouw7.
Het proces
Inlezen
Factuurverwerking met Exact bouw7 -> scannen of inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand en facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden direct ingelezen in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Exact Bouw7 administratie, waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Coderen
FACTUURVERWERKING MET Exact BOUW7 -> CONTROLEREN EN CODEREN
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Bouw7, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals rekeningen, kostenplaatsen en overige gegevens ondersteund die via de Bouw7 koppeling te verwerken zijn. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.
Matchen
FACTUURVERWERKING MET Exact BOUW7 -> MATCHEN
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen gematched worden op openstaande leverbonnen in Exact Bouw7. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Indien de factuur volledig matcht is het mogelijk om per boeking in Exact Bouw7 aan te geven, of deze geblokkeerd moet worden voor betaling of niet.
Boeken
FACTUURVERWERKING MET Exact BOUW7 -> BOEKEN EN ARCHIVEREN
Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en gecodeerd worden de boekingen direct aangemaakt in Exact Bouw7. De corresponderende factuur documenten zijn hierbij direct opvraagbaar vanuit de boeking in Bouw7.
Fiatteren
FIATTERING VIA WORKFLOW
Vanuit de aangemaakte boeking in Exact Bouw7, kunnen de facturen nadien via de workflow functionaliteit in Bouw7 elektronisch worden gefiatteerd.
